Standardy kontroli wewnętrznej
EU-OSHA stosuje sprawdzony system norm kontroli wewnętrznej, który odpowiada normom Komisji. Normy określają jasne kryteria zarządzania Agencją i są regularnie oceniane. Po każdej ocenie EU-OSHA opracowuje plan działania i podejmuje kroki w celu wyeliminowania ewentualnych nieprawidłowości.
Normy kontroli wewnętrznej mają na celu zapewnienie:
- skuteczności i wydajności działań operacyjnych
- spełnienia wymagań prawnych i regulacyjnych
- wiarygodności sprawozdawczości finansowej i zarządczej
- ochrony majątku i informacji
Obowiązuje 16 norm w podziale na sześć następujących bloków:
Misja i wartości
1. Misja
Sens istnienia Agencji jasno i zwięźle określono w aktualnej deklaracji misji, k sformułowanej z perspektywy użytkowników Agencji.
2. Wartości etyczne i organizacyjne
Kierownictwo i pracownicy są świadomi wartości etycznych i organizacyjnych, podzielają i realizują je poprzez własne zachowania i w podejmowanych decyzjach.
Zasoby ludzkie
3. Przydział personelu i mobilność
Przydział i rekrutacja pracowników opiera się na celach i priorytetach Agencji. Kierownictwo wspiera i planuje mobilność personelu, aby znaleźć właściwą równowagę pomiędzy ciągłością i świeżością.
4. Ocena i rozwój pracowników
Wyniki pracowników są analizowane pod kątem poszczególnych celów rocznych, które odpowiadają ogólnym celom Agencji. Podejmuje się odpowiednie środki, aby rozwijać umiejętności niezbędne do osiągnięcia przyjętych celów.
Proces planowania i zarządzania ryzykiem
5. Cele i wskaźniki efektywności
Cele Agencji są jasno określone i w razie potrzeby aktualizowane. Sposób, w jaki je sformułowano, umożliwia monitorowanie ich realizacji. Przyjęto kluczowe wskaźniki wydajności, aby pomóc kierownictwu w ocenie i raportowaniu postępów w zakresie realizacji celów.
6. Proces zarządzania ryzykiem
Proces zarządzania ryzykiem jest zgodny z obowiązującymi przepisami i wytycznymi oraz stanowi integralną część rocznego planowania działalności.
Działania operacyjne i kontrolne
7. Struktura operacyjna
Struktura operacyjna Agencji wspiera skuteczny proces decyzyjny poprzez odpowiednie delegowanie uprawnień. Zarządzanie ryzykiem związanym z newralgicznymi funkcjami Agencji odbywa się poprzez mechanizmy kontroli i mobilność pracowników. Istnieją odpowiednie struktury ładu informatycznego.
8. Procesy i procedury
Procesy i procedury dotyczące realizacji i kontroli działalności Agencji są skuteczne i wydajne, odpowiednio udokumentowane i zgodne z obowiązującymi przepisami. Obejmują one rozwiązania w zakresie podziału obowiązków oraz śledzenia i uprzedniego zatwierdzania przypadków odchyleń od zasad i procedur.
9. Nadzór kierowniczy
Nadzór kierowniczy jest sprawowany w celu zapewnienia, aby działania były realizowane sprawnie, skutecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
10. Ciągłość działania
Istnieją odpowiednie środki mające zapewnić ciągłość obsługi w przypadku przerw w pracy w normalnym toku działania. Obowiązują plany ciągłości działania, które mają umożliwić Agencji funkcjonowanie w możliwym zakresie w przypadku poważnych zakłóceń bez względu na ich rodzaj.
11. Zarządzanie dokumentami
Obowiązują odpowiednie procesy i procedury mające zapewnić, aby zarządzanie dokumentami Agencji było bezpieczne, efektywne (w szczególności w zakresie wyszukiwania informacji) i zgodne z obowiązującymi przepisami.
Informacje i sprawozdawczość finansowa
12. Informacje i komunikacja
Komunikacja wewnętrzna umożliwia kierownictwu i pracownikom skuteczne i wydajne wykonywanie obowiązków, w tym w zakresie kontroli wewnętrznej. W stosownych przypadkach Agencja posiada odpowiednią strategię, aby zapewnić skuteczność, spójność i zgodność komunikacji zewnętrznej ze swoimi głównymi postulatami. Systemy informatyczne stosowane lub zarządzane przez Agencję (gdy Agencja jest właścicielem systemu) są odpowiednio chronione przed zagrożeniami w zakresie poufności i integralności.
13. Rachunkowość i sprawozdawczość finansowa
Obowiązują odpowiednie procedury i mechanizmy kontroli w celu zapewnienia ścisłości, kompletności i terminowości danych księgowych i związanych z nimi informacji, które służą do przygotowywania rocznych sprawozdań finansowych organizacji.
Ocena i audyt
14. Ocena działań
Prowadzona jest ocena programów wydatków i działań pozafinansowych pod kątem rezultatów, oddziaływania i potrzeb, jakie działania te mają zaspokajać.
15. Ocena systemów kontroli wewnętrznej
Co najmniej raz na rok kierownictwo ocenia skuteczność głównych systemów kontroli wewnętrznej Agencji, w tym procesów przeprowadzonych przez organy wykonawcze.
16. Funkcja audytu wewnętrznego
Audyt wewnętrzny w EU-OSHA wykonuje audytor wewnętrzny Komisji Europejskiej. Audytor wewnętrzny doradza EU-OSHA sprawach związanych z ryzykiem poprzez wydawanie opinii na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz zaleceń dotyczących poprawy warunków wykonywania operacji i wspierania należytego zarządzania finansami.
Dowiedz się więcej o zarządzaniu EU-OSHA.