You are here

Πρότυπα εσωτερικού ελέγχου

Ως δημόσιος οργανισμός, ο EU-OSHA επιδιώκει την αριστεία και υποχρεούται να λειτουργεί βάσει των αρχών της διαφάνειας και της λογοδοσίας.

Ο EU-OSHA χρησιμοποιεί ένα αξιόπιστο σύστημα προτύπων εσωτερικού ελέγχου, το οποίο συνάδει με τα πρότυπα της Επιτροπής. Τα πρότυπα θέτουν σαφή κριτήρια για τη διαχείριση του Οργανισμού και αξιολογούνται τακτικά. Ύστερα από κάθε αξιολόγηση, ο EU-OSHA καταρτίζει σχέδιο δράσης και λαμβάνει μέτρα για την αντιμετώπιση των τυχόν ελλείψεων που έχουν διαπιστωθεί. 

Τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου διασφαλίζουν:

  • την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων
  • τη συμμόρφωση προς τις νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις
  • την αξιοπιστία των οικονομικών και διαχειριστικών εκθέσεων
  • την ασφάλεια των περιουσιακών στοιχείων και των πληροφοριών

Εφαρμόζονται 16 πρότυπα, ομαδοποιημένα στις ακόλουθες έξι δέσμες:

Αποστολή και αξίες

1. Αποστολή

Ο λόγος ύπαρξης του Οργανισμού ορίζεται σαφώς σε μια επικαιροποιημένη και περιεκτική δήλωση η οποία διατυπώθηκε με γνώμονα τις ανάγκες των χρηστών.

2. Δεοντολογικές και οργανωτικές αξίες

Η διοίκηση και το προσωπικό αντιλαμβάνονται και συμμερίζονται τις δεοντολογικές και οργανωτικές αξίες του Οργανισμού, τις οποίες τηρούν με τη συμπεριφορά και τις αποφάσεις τους.

Ανθρώπινοι πόροι

3. Αρμοδιότητες του προσωπικού και κινητικότητα

Η ανάθεση αρμοδιοτήτων και οι προσλήψεις προσωπικού βασίζονται στους στόχους και τις προτεραιότητες του Οργανισμού. Η διοίκηση προάγει και σχεδιάζει την κινητικότητα του προσωπικού με στόχο την εξισορρόπηση μεταξύ της διασφάλισης της συνέχειας και της ανανέωσης.

4. Αξιολόγηση και εξέλιξη του προσωπικού

Οι επιδόσεις του προσωπικού αξιολογούνται βάσει των ατομικών ετήσιων στόχων, οι οποίοι συνάδουν με τους γενικούς στόχους του Οργανισμού. Λαμβάνονται πρόσφορα μέτρα για την ανάπτυξη των δεξιοτήτων που κρίνονται απαραίτητες για την επίτευξη των στόχων.

Διαδικασία σχεδιασμού και διαχείρισης των κινδύνων

5. Δείκτες στόχων και επιδόσεων

Οι στόχοι του Οργανισμού καθορίζονται σαφώς και επικαιροποιούνται όταν αυτό κρίνεται αναγκαίο. Η διατύπωσή τους γίνεται με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτρέπει την παρακολούθηση των ενεργειών για την επίτευξή τους. Καθορίζονται βασικοί δείκτες επιδόσεων οι οποίοι συνδράμουν τη διοίκηση στην αξιολόγηση και την υποβολή εκθέσεων σχετικά με την επίτευξη των στόχων.

6. Διαδικασία διαχείρισης των κινδύνων

Ο ετήσιος σχεδιασμός δραστηριοτήτων περιλαμβάνει διαδικασία διαχείρισης των κινδύνων η οποία συνάδει με τις ισχύουσες διατάξεις και τις συναφείς κατευθυντήριες γραμμές.

Επιχειρησιακές δράσεις και δραστηριότητες ελέγχου

7. Επιχειρησιακή δομή

Η επιχειρησιακή δομή του Οργανισμού υποστηρίζει την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων μέσω της προσήκουσας ανάθεσης των αρμοδιοτήτων. Η διαχείριση των κινδύνων που συνδέονται με τις ευαίσθητες λειτουργίες του Οργανισμού υλοποιείται μέσω ελέγχων για τον περιορισμό των προβλημάτων και, ως έσχατο μέτρο, μέσω της κινητικότητας του προσωπικού. Λειτουργούν πρόσφορες δομές διακυβέρνησης ΤΠ.

8. Διεργασίες και διαδικασίες

Οι διεργασίες και οι διαδικασίες του Οργανισμού χρησιμοποιούνται για τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας της εφαρμογής και του ελέγχου των δραστηριοτήτων του μέσω επαρκούς τεκμηρίωσης και της συμμόρφωσής τους προς τις ισχύουσες διατάξεις. Περιλαμβάνουν ρυθμίσεις οι οποίες διασφαλίζουν τη διάκριση των αρμοδιοτήτων και τον εντοπισμό περιπτώσεων στις οποίες απαιτείται προηγούμενη έγκριση για τη διενέργεια ελέγχων καθ' υπέρβαση και κατά παρέκκλιση των ισχυουσών πολιτικών και διαδικασιών.

9. Διοικητικός έλεγχος

Ο διοικητικός έλεγχος διασφαλίζει την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα της εκτέλεσης των δραστηριοτήτων του Οργανισμού, καθώς και τη συμμόρφωσή τους προς τις ισχύουσες διατάξεις.

10. Επιχειρησιακή συνέχεια

Εφαρμόζονται κατάλληλα μέτρα για τη διασφάλιση της συνέχειας της παροχής υπηρεσιών σε περίπτωση σοβαρής διατάραξης της λειτουργίας του Οργανισμού. Εφαρμόζονται σχέδια τα οποία διασφαλίζουν, στο μέτρο του δυνατού, τη συνέχιση της λειτουργίας του Οργανισμού σε περίπτωση σοβαρής διαταραχής.

11. Διαχείριση εγγράφων

Εφαρμόζονται κατάλληλες διεργασίες και διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι η διαχείριση των εγγράφων είναι ασφαλής, αποτελεσματική (ιδίως όσον αφορά την ανάκτηση κατάλληλων πληροφοριών) και σύμφωνη με την ισχύουσα νομοθεσία.

Ενημέρωση και υποβολή οικονομικών εκθέσεων

12. Ενημέρωση και επικοινωνία

Η εσωτερική επικοινωνία επιτρέπει στη διοίκηση και στο προσωπικό να εκπληρώνουν τα καθήκοντά τους αποτελεσματικά και αποδοτικά, περιλαμβανομένων των εσωτερικών ελέγχων. Κατά περίπτωση, ο Οργανισμός εφαρμόζει στρατηγική εξωτερικής επικοινωνίας για να διασφαλίζει την αποτελεσματικότητα, τη συνεκτικότητα και τη συμβατότητα της εξωτερικής επικοινωνίας με τα βασικά μηνύματα του Οργανισμού. Τα συστήματα ΤΠ που χρησιμοποιούνται ή/και διευθύνονται από τον Οργανισμό (ο Οργανισμός είναι ο ιδιοκτήτης του εκάστοτε συστήματος) προστατεύονται επαρκώς έναντι απειλών κατά της εμπιστευτικότητας και της ακεραιότητάς τους.

13. Λογιστική παρακολούθηση και υποβολή χρηματοοικονομικών εκθέσεων

Εφαρμόζονται κατάλληλες διαδικασίες και έλεγχοι που διασφαλίζουν ότι τα λογιστικά στοιχεία τα οποία αφορούν πληροφορίες που χρησιμοποιούνται για την κατάρτιση των ετήσιων λογαριασμών και των χρηματοοικονομικών εκθέσεων είναι ακριβή, πλήρη και επίκαιρα.

Αξιολόγηση και έλεγχος

14. Αξιολόγηση των δραστηριοτήτων

Εκτελούνται αξιολογήσεις των προγραμμάτων δαπανών και των δραστηριοτήτων που δεν συνεπάγονται δαπάνες για την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων, του αντικτύπου και των αναγκών που οι συναφείς δραστηριότητες επιδιώκουν να καλύψουν και να ικανοποιήσουν.

15. Αξιολόγηση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου

Τουλάχιστον άπαξ ετησίως, η διοίκηση αξιολογεί την αποτελεσματικότητα των βασικών συστημάτων εσωτερικού ελέγχου του Οργανισμού, περιλαμβανομένων των διαδικασιών που διενεργούνται από τα εκτελεστικά όργανα.

16. Καθήκοντα εσωτερικού ελέγχου

Τα καθήκοντα εσωτερικού ελέγχου στον EU-OSHA εκτελούνται από τον εσωτερικό ελεγκτή της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Ο εσωτερικός ελεγκτής συμβουλεύει τον EU-OSHA όσον αφορά την αντιμετώπιση των κινδύνων διατυπώνοντας γνωμοδοτήσεις σχετικά με την ποιότητα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου και προβαίνοντας σε συστάσεις για τη βελτίωση των συνθηκών εκτέλεσης των δραστηριοτήτων και την προώθηση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.

Μάθετε περισσότερα για τον τρόπο διακυβέρνησης του EU-OSHA.