Image
Image
Image
Image
Bestyrelsen
Bestyrelsen fastlægger agenturets strategi og mål, og holder den administrerende direktør ansvarlig. Den er underlagt reglerne i grundforordningen og forretningsordenen. Bestyrelsen udnævner den administrerende direktør og vedtager følgende centrale dokumenter:
- Virksomhedsstrategi
- Programmeringsdokument
- Årsbudget
- Konsolideret årsberetning og vurdering af EU-OSHA's aktiviteter
- Udtalelse om årsregnskabet
Bestyrelsens medlemmer udnævnes i overensstemmelse med EU-OSHA's grundforordning. Rådet udpeger repræsentanter for de tre hovedinteressegrupper – myndigheder, arbejdsgiver- og arbejdstagerorganisationer – for hver medlemsstat. Europa-Kommissionen udpeger sine egne medlemmer, og Europa-Parlamentet udpeger en uafhængig ekspert.
Formandskabet for bestyrelsen skifter hvert år mellem repræsentanterne for de tre hovedinteressegrupper. Bestyrelsen træder sammen mindst to gange om året, og mødereferaterne er offentligt tilgængelige, se bestyrelsens medlemmer, herunder interesseerklæringer, erklæringer om fravær af interessekonflikter og resuméer af CV'er.
Bestyrelsens forretningsudvalg
Dette er en mindre styringsgruppe bestående af 8 bestyrelsesmedlemmer. Det træder sammen tre gange om året for at føre tilsyn med udarbejdelsen og gennemførelsen af bestyrelsens beslutninger. Også referaterne af forretningsudvalgets møder er offentligt tilgængelige (se nedenfor).
Se forretningsudvalgets medlemmer og suppleanter.
EU-OSHA er en trepartsorganisation, der har forpligtet sig til forsvarlig forvaltning. Til forsvarlig forvaltning hører en række elementer som åbenhed og lydhørhed, gennemsigtighed, overholdelse af regler, effektivitet, gennemslagskraft og ansvarlighed.
Som EU-agentur har bestyrelsen og dens forretningsudvalg sammen med den administrerende direktør en afgørende rolle i gennemførelsen af principperne for forsvarlig forvaltning.
Hvorfor forvaltning har betydning
Gennem forsvarlig forvaltning sikres det, at agenturets aktiviteter afspejler bredere interesser, opfylder interessenternes forventninger og er relevante for de berørte. Det sikrer effektiv og virkningsfuld tildeling af de menneskelige og økonomiske ressourcer, som er nødvendige for at nå målene. Forsvarlig forvaltning fremmer ansvarligheden over for interessenterne og EU's borgere ved at øge gennemsigtigheden
De følgende afsnit beskriver, hvordan EU-OSHA opnår forsvarlig forvaltning.
Vigtigste beslutningstagere
Den administrerende direktør: Bestyrelsen udnævner agenturets administrerende direktør i henhold til grundforordningen. Embedsperioden er fem år, og genudnævnelse kan finde sted én gang.
Bestyrelsen: Bestyrelsen fastlægger agenturets strategier og mål og holder den administrerende direktør ansvarlig. Den består af repræsentanter fra EU's-medlemsstater fra:
- myndigheder
- arbejdsgivere
- arbejdstagere
- samt repræsentanter fra Europa-Kommissionen
Europa-Parlamentet udpeger en uafhængig ekspert uden stemmeret.
Repræsentanter fra EØS/EFTA-landene og fra en række andre EU-agenturer sidder også i bestyrelsen som observatører.
Formandskabet for bestyrelsen går på skift mellem repræsentanterne for de tre interessegrupper myndigheder, arbejdsgivere og arbejdstagere.
Forretningsudvalget: Dette er en mindre styringsgruppe bestående af bestyrelsesmedlemmer. Det fører tilsyn med udarbejdelse og gennemførelse af bestyrelsens beslutninger.
Rådgivende grupper giver agenturet strategisk vejledning og feedback om vores arbejde. Gruppernes medlemmer udpeges af bestyrelsen og består af personer fra arbejdstager- og arbejdsgivergrupper samt myndigheder.
Gennemsigtighed og ansvarlighed
Gennemsigtighed er en forudsætning for ansvarlighed.
For at sikre gennemsigtigheden gør agenturet centrale dokumenter offentligt tilgængelige. Disse dokumenter omfatter virksomhedsstrategi, programmeringsdokumenter og aktivitetsrapporter, årsbudgetter og -regnskaber samt Revisionsrettens årsberetninger.
Den administrerende direktør, ledende medarbejdere og medlemmerne af bestyrelsen skal oplyse om deres interesser (jf. EU-OSHA's politik for interessekonflikter). Referaterne af bestyrelsesmøderne er offentligt tilgængelige.
Der er indført en række ansvarlighedsordninger.
Som anvisningsberettiget skal den administrerende direktør på grundlag af en henstilling fra Rådet have decharge fra Europa-Parlamentet for gennemførelsen af budgettet.
Bestyrelsen spiller desuden en vigtig rolle ved, at den vedtager den konsoliderede årlig aktivitetsrapport og afgiver en udtalelse om årsregnskabet. Endvidere træffer bestyrelsen beslutning om udnævnelse og genudnævnelse af direktøren. Bestyrelsen vedtager derudover agenturets virksomhedsstrategi, programmeringsdokumenter og årsbudgetter.
Agenturet støtter sig til interne kontrolrammer, der har til formål at sikre, at dets kontrolmål opfyldes. Agenturet har derfor etableret organisationsstrukturen og de interne kontrolsystemer, så de er i overensstemmelse med den ramme og det risikomiljø, det opererer i.
Som et led i de interne kontrolsystemer, der er iværksat for at sikre lovlighed og formel rigtighed, anvender agenturet særlige foranstaltninger til at forebygge og afsløre svigagtig adfærd, herunder en strategi for bekæmpelse af svig.
EU-OSHA er underlagt interne og eksterne revisioner, der giver uafhængig rådgivning, udtalelser og anbefalinger om de interne kontrolsystemers kvalitet og funktion og om agenturets overholdelse af bl.a. EU's finansforordning.
Bestyrelsen har tilsluttet sig den europæiske adfærdskodeks for god forvaltningsskik.
Bestyrelsen havde fastlagt god praksis for bestyrelsesmedlemmer.
Se medlemmerne af bestyrelsen og forretningsudvalget, og få mere at vide om deres rolle.
EU-OSHA's interne kontrolramme er i overensstemmelse med Europa-Kommissionens reviderede interne kontrolrammer (C(2017) 2373 final af 19. april 2017). De interne kontrolrammer består af fem interne kontrolkomponenter og 17 principper. På grundlag af en årlig risikovurdering udarbejder EU-OSHA en handlingsplan og træffer foranstaltninger til at afbøde risici så vidt muligt.
De fem interne kontrolkomponenter og 17 principper er følgende:
Kontrolmiljø
1. EU-OSHA udviser integritet i sit daglige virke og baserer sit engagement på etiske værdier.
2. Bestyrelsen udviser uafhængighed af ledelsen og overvåger udviklingen og udførelsen af den interne kontrol.
3. Direktøren etablerer strukturer, rapporteringsveje og relevante tilsyn og ansvarsområder med henblik på at nå målene.
4. EU-OSHA viser vilje til at tiltrække, udvikle og fastholde kompetente personer i overensstemmelse med målsætningerne.
5. EU-OSHA holder enkeltpersoner fast på deres ansvar til at gennemføre interne kontroller i forfølgelsen af målsætninger.
Risikovurdering
6. EU-OSHA præciserer målsætninger med tilstrækkelig klarhed til at identificere og vurdere forbundne risici.
7. EU-OSHA identificerer risici med hensyn til opfyldelsen af sine mål på tværs af organisationen og analyserer disse risici for at afgøre, hvordan de skal håndteres.
8. EU-OSHA overvejer muligheden for svig ved vurderingen af risici med hensyn til opfyldelsen af målsætninger.
9. EU-OSHA identificerer og vurderer ændringer, der kan have en væsentlig indvirkning på det interne kontrolsystem.
Kontrolaktiviteter
10. EU-OSHA udvælger og udvikler kontrolforanstaltninger, som bidrager til at holde risiciene med hensyn til opfyldelsen af målsætninger på acceptable niveauer.
11. EU-OSHA udvælger og udvikler generelle kontrolaktiviteter vedrørende teknologi for at støtte opfyldelsen af målene.
12. EU-OSHA gennemfører kontrolaktiviteter ved hjælp af virksomhedspolitikker, der fastslår, hvad der forventes, og ved hjælp af procedurer, der fører politikker ud i livet.
Information og kommunikation
13. EU-OSHA indhenter eller frembringer og anvender relevant kvalitetsinformation til støtte for den interne kontrolfunktion.
14. EU-OSHA formidler information internt, herunder mål og ansvarsområder for intern kontrol, der er nødvendige for at understøtte den interne kontrolfunktion.
15. EU-OSHA kommunikerer med eksterne parter om spørgsmål af betydning for den interne kontrolfunktion.
Overvågningsaktiviteter
16. EU-OSHA udvælger, udvikler og gennemfører løbende og/eller særskilte vurderinger for at fastslå, om komponenterne i den interne kontrol er på plads og fungerer.
17. EU-OSHA identificerer mangler i den interne kontrol og underretter rettidigt og i nødvendigt omfang de parter, der er ansvarlige for at træffe korrigerende foranstaltninger.
For hvert regnskabsår udarbejder EU-OSHA's administrerende direktør en rapport om agenturets arbejde og aktiviteter. Den følger strukturen i det årlige arbejdsprogram i enhedsprogrammeringsdokumentetog redegør for gennemførelsen af de vigtigste mål og aktiviteter, som blev skitseret i planen. Den ser også nærmere på de ressourcer, som blev brugt til at nå agenturets mål.
Den konsoliderede årsberetning fungerer også som den administrerende direktørs ledelsesberetning, der f.eks. omfatter gennemførelsen af rammerne for intern kontrol, herunder resultaterne af de interne og eksterne revisioner, resultater af ekstern evaluering og eksterne præstationsindikatorer samt oplysninger om økonomi og menneskelige ressourcer.
EU-OSHA's bestyrelse analyserer og vurderer årsberetningen. Dette er et vigtigt trin i evalueringen af, hvordan agenturet har gennemført sit budget for det pågældende år (dechargeprocessen, der inddrager Europa-Parlamentet og Rådet).
De konsoliderede årsberetninger for tidligere år kan findes på siden med publikationer.