You are here

Interne kontrolstandarder

Som et offentligt organ tilstræber EU-OSHA topkvalitet og skal være gennemsigtigt og ansvarligt.

EU-OSHA benytter et veletableret system af interne kontrolstandarder i tråd med Kommissionens standarder. Standarderne fastsætter klare kriterier for agenturets forvaltning og vurderes regelmæssigt. Efter hver vurdering udarbejder EU-OSHA en handlingsplan og tager skridt til at afhjælpe eventuelle mangler, der måtte være blevet identificeret. 

De interne kontrolinstanser skal sikre, at:

  • de operationelle aktiviteter er effektive
  • de retlige og reguleringsmæssige krav er opfyldt
  • de finansielle rapporter og andre ledelsesmæssige rapporter er pålidelige
  • aktiverne og oplysningerne er sikret.

Der findes 16 standarder, som er grupperet i seks blokke:

Opgave og værdier

1. Opgave

Agenturets eksistensberettigelse er klart defineret i en opdateret og koncis opgavebeskrivelse, der er udviklet ud fra, hvad agenturets brugere mener.

2. Etiske og organisatoriske værdier

Ledelsen og personalet er bevidste om og deler de relevante etiske og organisatoriske værdier og støtter dem gennem deres egen adfærd og beslutningstagning.

Menneskelige ressourcer

3. Tildeling af personale og mobilitet

Tildelingen og ansættelsen af personale er baseret på agenturets målsætninger og prioriteringer. Ledelsen fremmer og planlægger personalets mobilitet for at finde den rette balance mellem kontinuitet og fornyelse.

4. Personaleevaluering og -udvikling

Personalets præstationer evalueres i forhold til de individuelle årlige mål, der er tilpasset agenturets overordnede målsætninger. Der træffes passende foranstaltninger til at udvikle de kvalifikationer, som er nødvendige for at nå målene.

Planlægnings- og risikostyringsprocessen

5. Målsætninger og resultatindikatorer

Agenturets målsætninger defineres klart og opdateres efter behov. Disse formuleres på en måde, der gør det muligt at overvåge resultaterne. Der opstilles centrale resultatindikatorer for at hjælpe ledelsen med at evaluere og rapportere om de fremskridt, der er gjort i forhold til målsætningerne.

6. Risikostyringsproces

En risikostyringsproces, der er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser og retningslinjer, integreres i den årlige aktivitetsplanlægning.

Operationer og kontrolaktiviteter

7. Operationel struktur

Agenturets operationelle struktur støtter en effektiv beslutningstagning gennem en passende delegation af beføjelser. De risici, der er forbundet med agenturets følsomme funktioner, styres gennem forebyggende kontrol og i sidste instans personalets mobilitet. Der er effektive it-styringsstrukturer på plads.

8. Processer og procedurer

De processer og procedurer, som agenturet anvender til gennemførelse og kontrol af sine aktiviteter, er effektive, fyldestgørende dokumenteret og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser. De omfatter ordninger til sikring af adskillelsen af opgaver og til afdækning og forhåndsgodkendelse af kontrol med tilsidesættelser af eller afvigelser fra politikker og procedurer.

9. Tilsyn med ledelsen

Der udføres tilsyn med ledelsen for at sikre, at aktiviteter gennemføres effektivt og under overholdelse af de gældende bestemmelser.

10. Beredskabsplaner

Der er indført passende foranstaltninger til at sikre fortsat drift i tilfælde af afbrydelse af "den sædvanlige forretningsgang". Der er indført beredskabsplaner, således at agenturet er i stand til at fortsætte driften i fornødent omfang, uanset arten af en større afbrydelse.

11. Dokumentstyring

Der er indført passende processer og procedurer med henblik på sikker og effektiv dokumentstyring i agenturet (navnlig med hensyn til at hente relevante oplysninger). og at denne er i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Information og finansiel rapportering

12. Information og kommunikation

Den interne kommunikation gør det muligt for ledelsen og personalet at udføre deres ansvarsopgaver effektivt, herunder inden for intern kontrol. Hvor det er relevant, har agenturet en ekstern kommunikationsstrategi, der sikrer, at dets eksterne kommunikation er effektiv, sammenhængende og i overensstemmelse med agenturets nøglebudskaber. De it-systemer, der benyttes og/eller administreres af agenturet (når agenturet er ejet af systemet), er tilstrækkeligt beskyttet mod trusler mod deres fortrolighed og integritet.

13. Regnskaber og finansiel rapportering

Der er indført passende procedurer og kontrolforanstaltninger til at sikre, at regnskabsdata og hertil knyttede oplysninger, der anvendes til udarbejdelse af organisationens årsregnskaber og finansielle rapporter, er nøjagtige, fuldstændige og aktuelle.

Evaluering og revision

14. Evaluering af aktiviteterne

Der foretages evalueringer af udgiftsprogrammer og ikkeudgiftskrævende aktiviteter for at vurdere de resultater, virkninger og behov, som disse aktiviteter sigter mod at opnå og tilfredsstille.

15. Vurdering af interne kontrolsystemer

Ledelsen vurderer mindst én gang om året effektiviteten af agenturets vigtigste interne kontrolsystemer, herunder de processer, der udføres af gennemførelsesorganer.

16. Den interne revisionsfunktion

Den interne revisionsfunktion i EU-OSHA varetages af Europa-Kommissionens interne revisor. Den interne revisor rådgiver EU-OSHA om risikostyring ved at afgive udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.

Få mere at vide om, hvordan EU-OSHA forvaltes.