Standardi unutarnjeg nadzora
EU-OSHA upotrebljava dobro utvrđen sustav standarda unutarnjeg nadzora koji su sukladni sa standardima Komisije. Standardima, koji se redovito ocjenjuju, određuju se jasni kriteriji za upravljanje Agencijom. Nakon svakog ocjenjivanja EU-OSHA razvija plan djelovanja i poduzima korake za rješavanje svih utvrđenih nedostataka.
Cilj je standarda unutarnjeg nadzora osigurati:
- uspješne i učinkovite operativne aktivnosti
- ispunjavanje pravnih i regulatornih zahtjeva
- pouzdano izvješćivanje o financijskom i ostalom upravljanju
- zaštitu imovine i informacija
Postoji 16 standarda koji su podijeljeni u šest skupina kako je prikazano u nastavku:
Misija i vrijednosti
1. Misija
Razlog postojanja Agencije jasno je određen u ažuriranoj i sažetoj izjavi o misiji koja je sastavljena sa stajališta korisnika Agencije.
2. Etičke i organizacijske vrijednosti
Rukovodstvo i osoblje svjesni su primjerenih etičkih i organizacijskih vrijednosti te ih dijele i promiču svojim ponašanjem i donošenjem odluka.
Ljudski potencijali
3. Raspodjela osoblja i mobilnost
Raspodjela i zapošljavanje osoblja temelji se na ciljevima i prioritetima Agencije. Rukovodstvo promiče i planira mobilnost osoblja kako bi se postigla prava ravnoteža između kontinuiteta i obnove.
4. Ocjenjivanje osoblja i razvoj
Izvedba osoblja ocjenjuje se u odnosu na pojedinačne godišnje ciljeve koji su sukladni s općim ciljevima Agencije. Poduzimaju se prikladne mjere za razvoj vještina potrebnih za postizanje tih ciljeva.
Planiranje i postupak upravljanja rizikom
5. Ciljevi i pokazatelji uspješnosti
Ciljevi Agencije jasno su utvrđeni i ažuriraju se po potrebi. Formulirani su tako da je moguće pratiti njihovo ispunjavanje. Utvrđeni su ključni pokazatelji uspješnosti kako bi pomogli rukovodstvu u ocjenjivanju i izvješćivanju o postignutom napretku u odnosu na njihove ciljeve.
6. Postupak upravljanja rizikom
Postupak upravljanja rizikom sukladan s važećim odredbama i smjernicama ugrađen je u planiranje godišnjih aktivnosti.
Djelovanje i nadzorne aktivnosti
7. Operativna struktura
Operativna struktura Agencije pruža potporu učinkovitom donošenju odluka svojim prikladnim sustavom raspodjele ovlasti. Rizicima povezanima s osjetljivim funkcijama Agencije upravlja se mehanizmima smanjenog nadzora te, naposljetku, mobilnošću osoblja. Uspostavljeni su prikladni IT sustavi za upravljanje.
8. Postupci i procedure
Postupci i procedure koje Agencija upotrebljava za provedbu i nadzor svojih aktivnosti učinkoviti su i djelotvorni, primjereno evidentirani i sukladni s važećim odredbama. Odnose se na sustave za osiguranje podjele odgovornosti te praćenje i davanje prethodnog odobrenja radi nadzora odbacivanja ili odstupanja od politike i procedura.
9. Nadzor upravljanja
Obavlja se nadzor upravljanja kako bi se osiguralo da se provedba aktivnosti obavlja učinkovito i djelotvorno pridržavajući se važećih odredbi.
10. Redovitost poslovanja
Uspostavljene su prikladne mjere za osiguranje redovitosti usluge u slučaju prekida redovitog poslovanja. Planovi za redovitost poslovanja uspostavljeni su kako bi osigurali da Agencija može nastaviti s radom koliko je to moguće neovisno o prirodi većeg prekida.
11. Upravljanje dokumentima
Uspostavljeni su odgovarajući postupci i procedure kojima se osigurava da je upravljanje dokumentima Agencije sigurno, učinkovito (posebice u vezi s preuzimanjem odgovarajućih podataka) te da je u skladu s važećim propisima.
Informacije i financijsko izvješćivanje
12. Informacije i komunikacija
Unutarnja komunikacija omogućuje rukovodstvu i osoblju djelotvorno i učinkovito ispunjavanje svojih dužnosti, uključujući i u području unutarnjeg nadzora. Po potrebi Agencija ima strategiju vanjske komunikacije kako bi osigurala da je njezina vanjska komunikacija učinkovita, dosljedna i sukladna s ključnim porukama Agencije. IT sustavi koje upotrebljava i/ili kojima upravlja Agencija (kada je Agencija vlasnik sustava) prikladno su zaštićeni od prijetnji za njihovu povjerljivost i cjelovitost.
13. Računovodstvo i financijsko izvješćivanje
Prikladni postupci i kontrole uspostavljeni su kako bi se osiguralo da su računovodstveni podaci i povezane informacije koji se upotrebljavaju za godišnje obračune i financijska izvješća organizacije točni, potpuni i pravodobni.
Ocjenjivanje i revizija
14. Ocjenjivanje aktivnosti
Ocjenjivanja programa rashoda i aktivnosti kojima se ne troše sredstva obavlja se radi procjene rezultata, učinaka i potreba koje se nastoje postignuti i zadovoljiti tim aktivnostima.
15. Ocjenjivanje sustava unutarnjeg nadzora
Barem jedanput godišnje rukovodstvo ocjenjuje učinkovitost Agencijinih ključnih sustava unutarnjeg nadzora, uključujući postupke koje provode provedbena tijela.
16. Funkcija unutarnje revizije
Funkciju unutarnje revizije u EU-OSHA-i obavlja unutarnji revizor Europske komisije. Unutarnji revizor savjetuje EU-OSHA-u u rješavanju rizika izdavanjem mišljenja o kvaliteti upravljačkih i nadzornih sustava i izdavanjem preporuka za poboljšanje uvjeta provedbe djelatnosti i promicanje pouzdanoga financijskog upravljanja.
Saznajte više o tome kako se upravlja EU-OSHA-om.