You are here

Sisäiset valvontastandardit

Euroopan työterveys- ja työturvallisuusvirasto käyttää sisäisten valvontastandardien vakiintunutta järjestelmää komission vaatimusten mukaisesti. Standardeissa asetetaan selkeät kriteerit viraston hallinnolle, ja niitä arvioidaan säännöllisesti. Jokaisen arvioinnin jälkeen Euroopan työterveys- ja työturvallisuusvirasto laatii toimintasuunnitelman ja toteuttaa toimenpiteitä mahdollisesti havaittujen puutteiden korjaamiseksi.

Sisäisillä valvontastandardeilla pyritään varmistamaan, että

  • operatiiviset toimet ovat tehokkaita ja vaikuttavia
  • lakisääteiset ja sääntelyyn liittyvät vaatimukset täytetään
  • taloushallintoon ja muuhun hallintoon liittyvä raportointi on luotettavaa
  • varat ja tiedot suojataan

Standardeja on 16, ja ne on ryhmitelty kuuteen osioon seuraavasti:

Tehtävä ja arvot

1. Tehtävä

Viraston tarkoitus on määritetty selkeästi päivitetyssä ja tiiviissä tehtävää koskevassa julkilausumassa, joka on laadittu viraston käyttäjien näkökulmasta.

2. Eettiset ja organisaation arvot

Johto ja henkilöstö tuntevat eettiset ja organisaation arvot ja jakavat ne sekä tukevat niitä omalla käytöksellään ja päätöksenteossa.

Henkilöresurssit

3. Henkilöstön kohdentaminen ja liikkuvuus

Henkilöstön kohdentaminen ja rekrytointi perustuvat viraston tavoitteisiin ja painopisteisiin. Johto edistää ja tukee henkilöstön liikkuvuutta, jotta jatkuvuus ja uudistuminen ovat tasapainossa.

4. Henkilöstön arviointi ja kehitys

Henkilöstön suorituskykyä arvioidaan virastoon yleisiin tavoitteisiin sopivien henkilökohtaisten vuositavoitteiden perusteella. Näiden tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavan osaamisen kehittämiseksi toteutetaan riittäviä toimenpiteitä.

Suunnittelu ja riskinhallintaprosessi

5. Tavoitteet ja suorituskykyindikaattorit

Viraston tavoitteet on määritetty selkeästi, ja niitä päivitetään tarpeen mukaan. Ne laaditaan siten, että niiden saavuttamista voidaan seurata. Keskeiset suorituskykyindikaattorit laaditaan auttamaan johtoa tavoitteiden saavuttamisessa aikaansaadun edistyksen arvioinnissa ja siitä raportoinnissa.

6. Riskinhallintaprosessi

Vuotuiseen toimintasuunnitelmaan sisällytetään sovellettavien säännösten ja ohjeiden mukainen riskinhallintaprosessi.

Operaatiot ja valvontatoimet

7. Operaatiorakenne

Viraston operaatiorakenteella tuetaan tehokasta päätöksentekoa soveltuvalla valtuuksien siirtämisellä. Viraston arkaluonteisiin toimintoihin liittyviä riskejä hallitaan lievemmällä valvonnalla sekä henkilöstön liikkuvuudella. Käytössä on asianmukaiset tietotekniset hallintorakenteet.

8. Prosessit ja menetelmät

Viraston toimiensa täytäntöönpanoon ja valvontaan käyttämät prosessit ja menetelmät ovat tehokkaita ja vaikuttavia, ne dokumentoidaan asianmukaisesti ja ne ovat sovellettavien säännösten kanssa yhdenmukaisia. Niitä ovat muun muassa järjestelyt, joilla taataan velvollisuuksien erottaminen ja seurataan ja annetaan ennakkohyväksyntä toimintalinjojen ja menettelyjen ohittamiselle tai niistä poikkeamiselle.

9. Johdon valvonta

Johdon valvonnalla varmistetaan, että toimet pannaan täytäntöön tehokkaasti ja vaikuttavasti ja sovellettavia säännöksiä noudattaen.

10. Toiminnan jatkuvuus

Käytössä on asianmukaisia toimenpiteitä, joilla taataan palvelun jatkuvuus tavanomaisen toiminnan keskeytyessä. Toiminnan jatkuvuutta koskevilla suunnitelmilla varmistetaan, että virasto pystyy jatkamaan toimintaansa mahdollisimman hyvin suuren häiriötekijän luonteesta riippumatta.

11. Asiakirjanhallinta

Käyttöön on otettu asianmukaisia prosesseja ja menettelyjä, joilla varmistetaan, että viraston asiakirjanhallinta on turvallista ja tehokasta (erityisesti asianomaisten tietojen saamisen osalta) ja että se täyttää sovellettavan lainsäädännön vaatimukset.

Tiedotus ja taloudellinen raportointi

12. Tiedotus ja viestintä

Sisäisen viestinnän avulla johto ja henkilöstö pystyvät täyttämään velvollisuutensa tehokkaasti ja vaikuttavasti, myös sisäisen valvonnan alalla. Virastolla on tarvittaessa ulkoinen viestintästrategia, jolla varmistetaan, että sen ulkoinen viestintä on tehokasta ja johdonmukaista ja että se on yhdenmukaista viraston tärkeimpien viestien kanssa. Viraston käyttämät ja/tai hallinnoimat (kun virasto on järjestelmän omistaja) tietotekniset järjestelmät on suojattu asianmukaisesti niiden luottamuksellisuuteen ja eheyteen kohdistuvilta uhkilta.

13. Tilinpäätökset ja taloudellinen raportointi

Käytössä on asianmukaisia menettelyjä ja valvontatoimenpiteitä, joilla varmistetaan, että tilitiedot ja järjestön vuotuisten tilinpäätösten ja taloudellisten raporttien laatimiseen liittyvät tiedot ovat tarkkoja, täydellisiä ja oikea-aikaisia.

Arviointi ja tarkistus

14. Toimien arviointi

Menoja aiheuttavista ohjelmista ja muista kuin menoja aiheuttavista toimista tehdään arviointi, jossa arvioidaan tulokset, vaikutukset ja tarpeet, jotka kyseisillä toimilla pyritään saavuttamaan ja täyttämään.

15. Sisäisten valvontajärjestelmien arviointi

Johto arvioi viraston keskeisten valvontajärjestelmien tehokkuuden, myös täytäntöönpanoelinten toteuttamat prosessit, vähintään kerran vuodessa.

16. Sisäinen tarkastustoiminto

Euroopan komission sisäinen tarkastaja vastaa Euroopan työterveys- ja työturvallisuusviraston sisäisestä tarkastustoiminnosta. Sisäinen tarkastaja neuvoo Euroopan työterveys- ja työturvallisuusvirastoa riskien käsittelemisessä antamalla lausuntoja hallinto- ja valvontajärjestelmien laadusta ja antamalla suosituksia toimien täytäntöönpano-olosuhteiden parantamiseen ja moitteettoman taloushallinnon edistämiseen.

Lisätietoa Euroopan työterveys- ja työturvallisuusviraston hallinnosta.