You are here

Sisekontrolli standardid

EU-OSHA kasutab hästi toimivat sisekontrolli standardite süsteemi, mis on kooskõlas Euroopa Komisjoni standarditega. Standarditega on agentuuri juhtkonnale kehtestatud selged kriteeriumid, mida hinnatakse korrapäraselt. Pärast iga hindamist koostab EU-OSHA tegevuskava ja võtab meetmeid kõikide tuvastatud puuduste kõrvaldamiseks. 

Sisekontrolli standardite eesmärk on tagada, et:

  • Tegevus on tõhus ja tulemuslik
  • Õiguslikud ja regulatiivsed nõuded on täidetud
  • Finants- ja muud juhtimisaruanded on usaldusväärsed
  • Varad ja teave on kaitstud

Standardeid on 16 ja need jagunevad kuude rühma, mida on kirjeldatud allpool.

Missioon ja väärtused

1. Missioon

Agentuuri olemasolu põhjus on selgelt määratletud ajakohases ja täpses missioonikirjelduses, mis on välja töötatud agentuuri teenuste kasutajate vaatenurgast.

2. Eetika- ja organisatsiooniväärtused

Juhtkond ja töötajad teadvustavad ja jagavad asjakohaseid eetika- ja organisatsiooniväärtusi, nad nõustuvad nendega ja järgivad neid käitumisel ja otsustamisel.

Töötajad

3. Töötajate ametikohale määramine ja liikuvus

Töötajate ametikohale määramine ja töölevõtmine põhineb agentuuri eesmärkidel ja prioriteetidel. Juhtkond soodustab ja kavandab töötajate liikuvust, et saavutada olemasolevate ja uute töötajate asjakohane tasakaal.

4. Töötajate hindamine ja areng

Töötajate töötulemuste hindamise aluseks on individuaalsed aastaeesmärgid, mis on kooskõlas agentuuri üldeesmärkidega. Eesmärkide saavutamiseks vajalike oskuste arendamiseks võetakse piisavad meetmed.

Kavandamine ja riskihindamine

5. Eesmärgid ja tulemusnäitajad

Agentuuri eesmärgid on selgelt määratletud ja vajaduse korral neid ajakohastatakse. Eesmärgid on sõnastatud nii, et nende saavutamist saab jälgida. Kehtestatud on tulemuslikkuse põhinäitajad, mis aitavad juhtkonnal hinnata tegevust enda eesmärkide saavutamisel ja nende kohta aru anda.

6. Riskijuhtimine

Aasta tegevuse kavandamisse on lõimitud riskijuhtimine, mis on kooskõlas kohaldatavate sätete ja suunistega.

Tegevus ja kontrollimine

7. Agentuuri struktuur

Agentuuri struktuur toetab tõhusat otsustamist volituste sobiva delegeerimise kaudu. Agentuuri tundlike ülesannete riske ohjatakse neid maandavate kontrollide ja lõppkokkuvõttes töötajate liikuvuse kaudu. Kehtestatud on piisavad IT-juhtimise struktuurid.

8. Protsessid ja menetlused

Agentuuri tegevuse rakendamise ja juhtimise protsessid ja menetlused on tõhusad ja tulemuslikud, piisavalt dokumenteeritud ja kooskõlas kohaldatavate sätetega. Need on muu hulgas ülesannete lahususe tagamise ning kontrollide eiramise või tegevuspõhimõtetest ja menetlustest kõrvalekaldumise jälgimise ja selleks eelneva heakskiidu andmise kord.

9. Juhtkonnapoolne järelevalve

Juhtkond teostab järelevalvet selle tagamiseks, et meetmeid rakendatakse tõhusalt ja tulemuslikult kooskõlas kohaldatavate sätetega.

10. Talitluspidevus

Kehtestatud on piisavad meetmed selle tagamiseks, et tavapärase tegevuse häirete korral jätkub teenuste osutamine. Kehtestatud on talitluspidevuse kavad, millega tagatakse, et mis tahes laadi suurte häirete korral suudab agentuur võimalikult suures ulatuses tegevust jätkata.

11. Dokumendihaldus

Kehtestatud on asjakohased menetlused selle tagamiseks, et agentuuri dokumendihaldus on turvaline, tõhus (eelkõige asjakohase teabe leidmisel) ja kooskõlas kohaldatavate õigusaktidega.

Teave ja finantsaruanded

12. Teave ja teabevahetus

Agentuurisisene teabevahetus võimaldab juhtkonnal ja töötajatel täita ülesandeid tõhusalt ja tulemuslikult, sealhulgas sisekontrolli valdkonnas. Vajaduse korral on agentuuril olemas agentuurivälise teabevahetuse strateegia, millega tagatakse, et agentuuriväline teabevahetus on tõhus, sidus ja kooskõlas agentuuri põhisõnumitega. IT-süsteemid, mida agentuur kasutab ja/või haldab (kui agentuur on süsteemi omanik), on piisavalt kaitstud nende konfidentsiaalsuse ja terviklikkuse võimaliku ohustamise eest.

13. Raamatupidamine ja finantsaruandlus

Kehtestatud on piisavad menetlused ja kontrollid, millega tagatakse, et organisatsiooni aastaaruannete ja finantsaruannete koostamise raamatupidamisandmed on täpsed, terviklikud ja ajakohased, samuti on seda seonduv teave.

Hindamine ja auditeerimine

14. Tegevuse hindamine

Hinnatakse kulutusi tekitavate programmide ja kuludega mitteseotud meetmete tulemusi, mõju ja vajadusi, mida selliste meetmetega püütakse saavutada ja täita.

15. Sisekontrollisüsteemide hindamine

Juhtkond hindab vähemalt korra aastas agentuuri peamiste sisekontrollisüsteemide, sealhulgas rakendusorganite teostatud protsesside tõhusust.

16. Siseaudit

EU-OSHAs teeb siseauditit Euroopa Komisjoni siseaudiitor. Siseaudiitor nõustab EU-OSHA-t riskide juhtimisel, esitades arvamusi haldus- ja kontrollisüsteemide kvaliteedi kohta ning andes toimingute teostamistingimuste parandamise ja usaldusväärse finantsjuhtimise edendamise soovitusi.

EU-OSHA juhtimise lisateave