Standardi notranje kontrole
Agencija EU-OSHA uporablja dobro uveljavljen sistem standardov notranje kontrole v skladu s standardi Komisije. Standardi določajo jasna merila za upravljanje agencije, poleg tega pa se redno ocenjujejo. Po vsaki oceni agencija EU-OSHA pripravi načrt ukrepanja in sprejme ukrepe za odpravo morebitnih pomanjkljivosti, ki so bile ugotovljene.
Cilj standardov notranje kontrole je zagotoviti, da:
- so operativne dejavnosti učinkovite in uspešne;
- se izpolnjujejo zakonske in regulativne zahteve;
- je računovodsko poročanje in drugo poročanje o poslovodenju zanesljivo;
- se premoženje in informacije varujejo.
Delovanje agencije temelji na 16 standardih, razdeljenih v šest skupin, kakor je opisano v nadaljevanju.
Poslanstvo in vrednote
1. Poslanstvo
Smisel obstoja agencije je jasno opredeljen v posodobljeni in jedrnati izjavi o poslanstvu, ki je bila oblikovana z vidika njenih uporabnikov.
2. Etične in organizacijske vrednote
Vodstvo in zaposleni so seznanjeni z ustreznimi etičnimi in organizacijskimi vrednotami, jih sprejemajo ter jih pri svojem delovanju in odločanju spoštujejo.
Človeški viri
3. Razporeditev in mobilnost osebja
Razporeditev in zaposlovanje osebja temeljita na ciljih in prednostnih nalogah agencije. Uprava spodbuja in načrtuje mobilnost zaposlenih, da bi dosegla pravo ravnovesje med neprekinjenim poslovanjem in obnavljanjem.
4. Ocenjevanje in razvoj osebja
Uspešnost zaposlenih se oceni glede na posamezne letne cilje, ki ustrezajo splošnim ciljem agencije. Za razvoj spretnosti, potrebnih za izpolnjevanje teh ciljev, se sprejmejo ustrezni ukrepi.
Načrtovanje in postopek obvladovanja tveganj
5. Cilji in kazalniki uspešnosti
Cilji agencije so jasno opredeljeni, po potrebi pa se posodobijo. Oblikovani so tako, da omogočajo spremljanje njihovega izpolnjevanja. Določeni so ključni kazalniki uspešnosti, ki so upravi v pomoč pri ocenjevanju napredka, povezanega z njihovimi cilji, in poročanju o njem.
6. Postopek obvladovanja tveganj
Postopek obvladovanja tveganj, ki je v skladu z veljavnimi določbami in smernicami, se vključi v načrtovanje letnih dejavnosti.
Operativni ukrepi in dejavnosti nadzora
7. Operativna sestava
Operativna sestava agencije z ustreznim prenosom pooblastil podpira učinkovito odločanje. Tveganja, povezana z njenimi občutljivimi nalogami, se obvladujejo z nadzorom, s čimer se omeji tveganje in ne nazadnje mobilnost osebja. Vzpostavljeno je ustrezno upravljanje informacijske tehnologije.
8. Procesi in postopki
Procesi in postopki agencije, ki se uporabljajo za izvajanje in nadzor njenih dejavnosti, so učinkoviti in uspešni, ustrezno dokumentirani ter skladni z veljavnimi določbami. Vključujejo ukrepe za zagotovitev ločitve nalog, spremljanje odprave nadzora ali odstopanj od politik in postopkov ter dajanje predhodnih odobritev zanje.
9. Nadzor upravljanja
Nadzor upravljanja se izvaja, da se zagotovi uspešno in učinkovito izvajanje dejavnosti, ki je v skladu z veljavnimi določbami.
10. Neprekinjeno poslovanje
Za zagotovitev neprekinjenega delovanja v primeru prekinitve „običajnega poslovanja“ se izvajajo ustrezni ukrepi. Da lahko agencija ne glede na vrsto večje prekinitve še naprej deluje po najboljših zmožnostih, se uporabljajo načrti neprekinjenega poslovanja.
11. Upravljanje dokumentov
Na voljo so ustrezni procesi in postopki za zagotovitev, da je upravljanje dokumentov agencije varno, učinkovito (zlasti kar zadeva pridobivanje ustreznih informacij) in v skladu z veljavno zakonodajo.
Obveščanje in računovodsko poročanje
12. Obveščanje in sporazumevanje
Notranja komunikacija upravi in zaposlenim omogoča učinkovito in uspešno izpolnjevanje njihovih odgovornosti, tudi na področju notranje kontrole. Agencija po potrebi izvaja strategijo zunanjega komuniciranja za zagotovitev, da je njena zunanja komunikacija učinkovita, usklajena in skladna s ključnimi sporočili agencije. Sistemi IT, ki jih uporablja in/ali upravlja agencija (kadar je agencija lastnik sistema), so ustrezno zaščiteni pred nevarnostmi z vidika njihove zaupnosti in celovitosti.
13. Računovodstvo in računovodsko poročanje
Na voljo so ustrezni postopki in nadzorni ukrepi za zagotovitev, da so računovodski podatki in z njimi povezane informacije, ki se uporabljajo za pripravo letnih računovodskih izkazov in računovodskih poročil, natančni, popolni in pravočasni.
Ocenjevanje in revizija
14. Ocenjevanje dejavnosti
Ocenjevanje programov odhodkov in dejavnosti, ki ne pomenijo izdatkov, se izvaja za oceno rezultatov in učinkov, ki jih te dejavnosti nameravajo doseči, ter potreb, ki jih nameravajo zadovoljiti.
15. Ocena sistemov notranjih kontrol
Uprava vsaj enkrat letno oceni učinkovitost ključnih sistemov notranjih kontrol agencije, vključno s postopki, ki jih izvedejo izvajalski organi.
16. Funkcija notranje revizije
Pri agenciji EU-OSHA funkcijo notranje revizije izvaja notranji revizor Evropske komisije. Ta svetuje agenciji EU-OSHA pri obravnavanju tveganj tako, da izdaja mnenja o kakovosti sistemov upravljanja in nadzora ter priporočila za izboljšanje pogojev izvajanja postopkov in spodbujanje dobrega finančnega poslovodenja.
Pridobite več informacij o upravljanju agencije EU-OSHA.