De raad van bestuur

De raad van bestuur stelt de strategie en doelstellingen van het agentschap vast en houdt de uitvoerend directeur verantwoordelijk. Hij wordt gereguleerd door de oprichtingsverordening en door een reglement van orde. De raad van bestuur benoemt de uitvoerend directeur en stelt de volgende belangrijke documenten vast:

De leden van de raad van bestuur worden benoemd in overeenstemming met de voorschriften in de oprichtingsverordening van EU-OSHA. De Raad benoemt voor elke lidstaat vertegenwoordigers van de drie belangengroepen (overheden, werkgevers en werknemersverenigingen). De Europese Commissie benoemt haar eigen leden en het Europees Parlement wijst een onafhankelijke deskundige aan.

Het voorzitterschap van de raad van bestuur rouleert elk jaar tussen de vertegenwoordigers van de drie voornaamste belangengroepen. De raad van bestuur komt ten minste twee keer per jaar bijeen en de notulen van de vergaderingen zijn openbaar; zie het lidmaatschap van de raad van bestuur, met belangenverklaringen en samenvattingen van cv’s.

Het uitvoerende comité van de raad van bestuur

Dit is een kleinere stuurgroep die bestaat uit acht leden van de raad van bestuur. De stuurgroep komt driemaal per jaar bijeen om toe te zien op de voorbereiding en tenuitvoerlegging van besluiten van de raad van bestuur. De notulen van de vergaderingen van het uitvoerende comité zijn eveneens openbaar (zie hieronder).

Lijst van leden van het uitvoerende comité en hun plaatsvervangers.

EU-OSHA is een tripartiete organisatie die zich inzet voor goed bestuur. Goed bestuur omvat een aantal elementen, zoals openheid en reactievermogen, transparantie, naleving van regels en voorschriften, doeltreffendheid, efficiëntie en verantwoordingsplicht.

Als EU-agentschap hebben de raad van bestuur en het uitvoerende comité  samen met de uitvoerend directeur een fundamentele rol bij de tenuitvoerlegging van de beginselen van goed bestuur.

Waarom bestuur van belang is

Goed bestuur zorgt ervoor dat de activiteiten van het agentschap de bredere belangen weerspiegelen, voldoen aan de verwachtingen van de belanghebbenden en relevant zijn voor de betrokkenen. Het zorgt ervoor dat de personele en financiële middelen om de doelstellingen te bereiken efficiënt en doeltreffend worden toegewezen. Door de verbetering van de transparantie bevordert goed bestuur de verantwoordingsplicht ten aanzien van belanghebbenden en EU-burgers.

In de volgende punten wordt beschreven hoe EU-OSHA goed bestuur bereikt.

Belangrijkste besluitvormers

De uitvoerend directeur: De raad van bestuur benoemt de uitvoerend directeur van het agentschap in overeenstemming met de oprichtingsverordening. De ambtstermijn bedraagt vijf jaar en kan slechts eenmaal worden verlengd.

De raad van bestuur: De raad van bestuur stelt de strategieën en doelstellingen van het agentschap vast en houdt de uitvoerend directeur verantwoordelijk. Hij bestaat uit vertegenwoordigers uit de EU-lidstaten van:

  • overheden
  • werkgevers
  • wWerknemers
  • alsook vertegenwoordigers van de Europese Commissie

Het Europees Parlement benoemt een onafhankelijk deskundige zonder stemrecht.

Vertegenwoordigers van de EER/EVA-landen en vertegenwoordigers van een aantal andere EU-agentschappen zijn als waarnemer vertegenwoordigd in de raad van bestuur.

Het voorzitterschap rouleert tussen de vertegenwoordigers van de drie belangengroepen van overheden, werkgevers en werknemers.

Uitvoerend comité: Dit is een kleinere stuurgroep die wordt gekozen uit de leden van de raad van bestuur. Het houdt toezicht op de voorbereiding en uitvoering van de besluiten van de raad van bestuur.

Raadgevende comités geven het agentschap strategische begeleiding en feedback over onze werkzaamheden. Hun leden worden benoemd door de raad van bestuur en omvatten vertegenwoordigers van werknemers- en werkgeversgroepen en de overheid.

Transparantie en verantwoordingsplicht

Transparantie is een eerste vereiste van verantwoordingsplicht.

Daartoe maakt het agentschap belangrijke documenten openbaar. Het gaat onder meer om de bedrijfsstrategie, de programmeringsdocumenten en de activiteitenverslagen, de jaarbegrotingen, de jaarrekening en verslagen van de Rekenkamer.

De uitvoerend directeur, het leidinggevend personeel en leden van de raad van bestuur moeten opgave doen van hun belangen (Lees het beleid van EU-OSHA ten aanzien van belangenconflicten). De notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur zijn openbaar.

Er gelden diverse verantwoordingsregelingen.

Als ordonnateur moet de uitvoerend directeur kwijting krijgen voor de uitvoering van de begroting van het Europees Parlement op aanbeveling van de Raad.

De raad van bestuur speelt een belangrijke rol bij de vaststelling van het geconsolideerde jaarverslag en bij het uitbrengen van advies over de jaarrekening. Voorts beslist de raad van bestuur over de benoeming van de uitvoerend directeur en eventuele verlenging van diens mandaat. Ook stelt de raad van bestuur de strategie, programmeringsdocumenten en jaarbegrotingen van het Agentschap vast.

Het Agentschap baseert zich op een intern controlekader om de verwezenlijking van zijn controledoelstellingen te waarborgen. Als gevolg daarvan heeft het Agentschap een organisatiestructuur en systemen voor interne controle opgezet die in overeenstemming zijn met het kader en met de risico-omgeving waarin het actief is.

Als onderdeel van de bestaande internecontrolesystemen die de wettigheid en regelmatigheid van de activiteiten van het agentschap moeten waarborgen, treft het specifieke maatregelen om frauduleus gedrag te voorkomen en op te sporen, waaronder een fraudebestrijdingsstrategie.

EU-OSHA is onderworpen aan interne en externe audits die onafhankelijke adviezen, standpunten en aanbevelingen geven over de kwaliteit en de werking van de internecontrolesystemen en over de naleving door het agentschap van de financiële en andere verordeningen van de EU.

De raad van bestuur heeft de Europese code van goed administratief gedrag goedgekeurd.

De raad van bestuur heeft een reeks goede praktijken voor zijn leden vastgesteld.

Zie het lidmaatschap van de raad van bestuur en het uitvoerende comité en lees meer over hun rol.

Het internecontrolekader van EU-OSHA is in overeenstemming met het herziene internecontrolekader van de Europese Commissie (C(2017) 2373 final van 19 april 2017). Het kader voor interne controle bestaat uit vijf onderdelen en 17 beginselen. Op basis van een jaarlijkse risicobeoordeling ontwikkelt EU-OSHA een actieplan en neemt het de nodige stappen om de risico’s zoveel mogelijk te beperken. 

De vijf onderdelen en 17 beginselen van de interne controle zijn de volgende:

Controleomgeving

1. EU-OSHA toont inzet voor integriteit en ethische waarden.

2. De raad van bestuur is onafhankelijk van het management en ziet toe op de ontwikkeling en prestaties van de interne controle.

3. De directeur stelt structuren, rapportagelijnen en passende bevoegdheden en verantwoordelijkheden vast om de doelstellingen na te streven.

4. EU-OSHA geeft blijk van engagement om competente personen aan te trekken, te ontwikkelen en te behouden in overeenstemming met de doelstellingen.

5. EU-OSHA stelt personen individueel verantwoordelijk voor de uitoefening van hun internecontroletaken bij het nastreven van doelstellingen. 

Risicobeoordeling

6. EU-OSHA omschrijft zijn doelstellingen voldoende duidelijk om risico’s die aan de verwezenlijking ervan in de weg staan te kunnen identificeren en beoordelen.

7. EU-OSHA brengt risico’s voor de verwezenlijking van zijn doelstellingen in de hele organisatie in kaart en analyseert risico’s met het oog op een passend risicobeheer.

8. EU-OSHA beoordeelt de kans op fraude in het kader van de beoordeling van de risico’s voor de verwezenlijking van zijn doelstellingen.

9. EU-OSHA analyseert en beoordeelt welke veranderingen significante gevolgen kunnen hebben voor het interne controlesysteem.

Controleactiviteiten

10. EU-OSHA selecteert en ontwikkelt controleactiviteiten die ertoe bijdragen de risico’s voor de verwezenlijking van de doelstellingen tot een aanvaardbaar niveau te beperken.

11. EU-OSHA selecteert en ontwikkelt algemene controleactiviteiten op het gebied van technologie om de verwezenlijking van de doelstellingen te ondersteunen.

12. EU-OSHA voert controleactiviteiten uit via een bedrijfsbeleid dat specificeert wat er wordt verwacht, en via procedures om dat beleid in de praktijk te brengen. 

Informatie en communicatie

13. EU-OSHA verschaft zich of genereert de nodige kwaliteitsinformatie om de werking van de interne controle te ondersteunen en maakt van deze informatie gebruik.

14. EU-OSHA verspreidt intern de nodige informatie, met inbegrip van de doelstellingen en verantwoordelijkheden inzake interne controle, om de werking van de interne controle te bevorderen.

15. EU-OSHA communiceert met externe partijen over aangelegenheden die van invloed zijn op de werking van de interne controle. 

Monitoringactiviteiten

16. EU-OSHA selecteert, ontwikkelt en verricht doorlopende en/of afzonderlijke toetsen om na te gaan of de onderdelen van de interne controle worden toegepast en functioneren.

17. EU-OSHA identificeert tekortkomingen in de interne controle en deelt deze tijdig mee aan de betrokken partijen die verantwoordelijk zijn voor het nemen van corrigerende maatregelen.    

Voor elk financieel jaar stelt de uitvoerend directeur van EU-OSHA een verslag op van de werkzaamheden en activiteiten van het agentschap. In dit verslag, dat de structuur volgt van het jaarlijkse werkprogramma in het enkelvoudig programmeringsdocument, wordt beschreven hoe de hoofddoelstellingen en -activiteiten uit het werkprogramma zijn gerealiseerd. Ook wordt in het verslag gekeken naar de middelen die zijn gebruikt om de doelstellingen van het agentschap te verwezenlijken. 

Het geconsolideerde jaarlijkse activiteitenverslag fungeert bovendien als jaarverslag van de uitvoerend directeur en bestrijkt bijvoorbeeld de uitvoering van het internecontrolekader, met inbegrip van de resultaten van interne en externe audits, het externe-evaluatiesysteem en de resultaten voor prestatie-indicatoren, evenals financiële en HR-gegevens.

Het activiteitenverslag wordt door de raad van bestuur van EU-OSHA geanalyseerd en beoordeeld. Dit is een belangrijke stap in het evaluatieproces van de wijze waarop het agentschap zijn begroting voor dat jaar heeft uitgevoerd (het kwijtingsproces waarbij het Europees Parlement en de Raad betrokken zijn).

De geconsolideerde jaarlijkse activiteitenverslagen voor voorgaande jaren zijn te bekijken op onze publicatiepagina.

Strategie 2025-2034:  het vaststellen van prioriteiten om impact teweeg te brengen

In de huidige strategie van EU-OSHA worden de prioriteiten van het Agentschap voor de komende tien jaar en drie strategische actielijnen met de volgende doelen uiteengezet:

  1. het leveren van feitenmateriaal en kennis over huidige, nieuwe en opkomende risico’s wat betreft hun impact op veiligheid en gezondheid en het voorkomen daarvan, ter ondersteuning van beleidsvorming en onderzoek;
  2. het bevorderen en vergemakkelijken van de ontwikkeling van instrumenten en middelen om de netwerken en partners van het Agentschap in staat te stellen de preventie van risico’s op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk te verbeteren;
  3. het stimuleren van bewustmakings- en netwerkactiviteiten om het Agentschap en zijn belanghebbenden in staat te stellen een positieve risicopreventiecultuur op het werk te bevorderen.

Download de EU-OSHA-strategie 2025-2034 voor meer informatie.

Planning voor de komende jaren

Elk jaar zet de uitvoerend directeur van EU-OSHA het driejarig voortschrijdend programma van het Agentschap uiteen in een enkelvoudig programmeringsdocument, dat door de raad van bestuur moet worden goedgekeurd. In dit document stelt worden duidelijke prioriteiten vastgesteld. Het moet waarborgen dat het Agentschap optimaal gebruikmaakt van zijn middelen en zijn netwerk.  In het enkelvoudig programmeringsdocument worden in detail de uit te voeren operationele activiteiten beschreven en de doelstellingen die de komende jaren moeten worden bereikt.

De werkprogramma’s/programmeringsdocumenten voor voorgaande jaren zijn te bekijken in de rubriek publicaties op onze website.

Subscribe to