You are here

Innri eftirlitsstaðlar

Sem opinber stofnun vill EU-OSHA vera í fremstu röð ásamt því að vera gagnsæ og ábyrg fyrir gerðum sínum.

EU-OSHA notar velþekkt kerfi með eftirlitsstöðlum innanhúss í samræmi við staðla framkvæmdastjórnarinnar. Staðlarnir kveða á um skýr viðmið fyrir stjórnendur stofnunarinnar og er farið yfir þá reglulega. Eftir hvert mat býr EU-OSHA til aðgerðaráætlun og gerir ráðstafanir til þess að taka á þeim vandamálum sem komu í ljós.

Innri eftirlitsstaðlarnir miða að því að tryggja að:

  • Starfsemi sé árangursrík og skilvirk
  • Uppfylltar séu kröfur laga og reglugerða
  • Fjárhags- og aðrar stjórnendaskýrslur séu áreiðanlegar
  • Eigur og upplýsingar séu tryggðar

Það eru 16 staðlar sem mynda 6 hópar eins og sagt er frá að neðan:

Hlutverk og gildi

1. Hlutverk

Hlutverk stofnunarinnar er skilgreint með skýrum hætti í uppfærðri og gagnorðri yfirlýsingu um hlutverk sem gerð var út frá sjónarhorni notenda stofnunarinnar.

2. Siðferðileg og stjórnunarleg gildi

Yfirstjórn og starfsfólk er meðvitað um og deila viðeigandi siðferðilegum og skipulagslegum gildum og fylgja þeim í eigin hegðun og ákvarðanatöku.

Mannauður

3. Staðsetning og hreyfanleiki starfsmanna

Staðsetning og ráðning starfsmanna byggir á markmiðum og forgangsmálum stofnunarinnar. Stjórnendur kynna og ráðgera hreyfanleika starfsmanna til þess að ná réttu hlutfalli á milli samfellu og endurnýjunar.

4. Starfsmannamat og þróun

Lagt er mat á frammistöðu starfsmanna út frá sjálfstæðum ársmarkmiðum sem passa við heildarmarkmið stofnunarinnar. Gripið er til viðeigandi ráðstafana til þess að þróa nauðsynlega fagþekkingu til þess að ná markmiðunum.

Áætlanagerð og áhættustjórnunarferli

5. Vísar fyrir markmiði og frammistöðu

Skýrt er kveðið á um markmið stofnunarinnar og eru þau uppfærð þegar þörf krefur. Þau eru mynduð með þeim hætti að hægt er að fylgjast með því hvort þeim er náð. Komið hefur verið á fót helstu frammistöðuvísum til þess að aðstoða stjórnendur við að leggja mat á og skýra frá framvindu markmiðanna.

6. Áhættustjórnunarferlið

Áhættustjórnunarferli í samræmi við gildandi ákvæði og viðmið er hluti af árlegri áætlanagerð fyrir starfsemi stofnunarinnar.

Starfsemi og eftirlitsstarf

7. Rekstraruppbygging

Uppbyggingin á rekstri stofnunarinnar styður við skilvirka ákvarðanatöku með viðeigandi valddreifingu. Áhættum í tengslum við viðkvæma starfsemi stofnunarinnar, er stjórnað með stýringum til að lágmarka þær og á endanum hreyfanleika starfsfólks. Fullnægjandi innviðir eru til staðar til þess að stjórna upplýsingatæknimálum.

8. Ferlar og verklag

Ferlar og verklag stofnunarinnar við framkvæmd og eftirlit með starfseminni eru árangursríkir og skilvirkir, skjalfestir með fullnægjandi hætti og í samræmi við gildandi ákvæði. Þar á meðal er fyrirkomulag til þess að tryggja aðskilnað á skyldum og til þess að fylgjast með og veita áður samþykki ef stýringar eru hunsaðar eða farið er á svig við stefnur eða verkferla.

9. Eftirlit stjórnenda

Eftirlit stjórnenda fer fram til þess að tryggja að framkvæmd á starfseminni fari fram með árangursríkum og skilvirkum hætti í samræmi við gildandi ákvæði..

10. Samfella á starfsemi

Fullnægjandi ráðstafanir eru til staðar til þess að tryggja samfellu á þjónustu ef rof verður á venjulegri starfsemi. Áætlanir eru til staðar um samfellu á starfsemi til þess að tryggja að stofnunin geti starfað eins og framast er unnt sama um hvaða mikilsháttar rof er að ræða.

11. Skjalastjórnun

Viðeigandi ferlar og verklag er til staðar til þess að tryggja að skjalastjórnun stofnunarinnar sé örugg, skilvirk (einkum hvað varðar að sækja viðeigandi upplýsingar) og í samræmi við gildandi lög.

Upplýsingar og reikningsskil

12. Upplýsingar og samskipti

Innri samskipti gera stjórnendum og starfsfólki kleift að uppfylla skyldur sínar með árangursríkum og skilvirkum hætti þar á meðal við innra eftirlit. Þar sem svo á við, býr stofnunin yfir stefnu um samskipti út á við til þess að tryggja að ytri samskipti séu skilvirk, samfelld og í samræmi við helstu skilaboð stofnunarinnar. Upplýsingakerfin, sem stofnunin notar og/eða stjórnar (þar sem stofnunin er eigandi kerfisins) eru vernduð með viðeigandi hætti gegn ógnunum við trúnað þeirra og heildstæðni.

13. Bókhald og reikningsskil

Viðeigandi ferlar og stýringar eru til staðar til þess að tryggja að bókhaldsgögn og tengdar upplýsingar, sem notaðar eru til þess að undirbúa ársreikninga stofnunarinnar og reikningsskil, séu réttar, heildstæðar og á tíma.

Mat og endurskoðun

14. Mat á starfsemi

Mat á útgjaldaverkefnum og starfsemi án útgjalda er framkvæmt til þess að leggja mat á þann árangur, áhrif og þarfir sem starfseminni er ætlað að ná og uppfylla.

15. Mat á innri eftirlitskerfum

Stjórnendur leggja mat á skilvirkni helstu innri eftirlitskerfa stofnunarinnar þar á meðal þá ferla, sem framkvæmdir eru af framkvæmdaraðilum, að minnsta kosti einu sinni á ári.

16. Störf innri endurskoðunar

Störf innri endurskoðunar hjá EU-OSHA eru á höndum innri endurskoðanda framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins. Innri endurskoðandinn skal ráðleggja EU-OSHA um hvernig tekið sé á áhættum með því að gefa út álit um gæði stjórnunar og eftirlitskerfa og með því að gefa út tilmæli um úrbætur á skilyrðum innleiðingar á starfsemi og með því að stuðla að traustri fjárhagsstjórnun.

Frekari upplýsingar og stjórnun EU-OSHA.