Standards tal-kontroll intern
L-EU-OSHA tuża sistema stabbilita sew ta’ standards għall-kontroll intern f’konformità mal-istandards tal-Kummissjoni. L-istandards jistabbilixxu kriterji ċari għall-ġestjoni tal-Aġenzija u huma vvalutati regolarment. Wara kull valutazzjoni, l-EU-OSHA tiżviluppa pjan ta’ azzjoni u tieħu passi biex tindirizza kwalunkwe nuqqas li jkun ġie identifikat.
L-istandards tal-kontroll intern għandhom l-għan li jiżguraw li:
- L-attivitajiet operazzjonali huma effikaċi u effiċjenti
- Ir-rekwiżiti legali u regolatorji huma ssodisfati
- Ir-rapportar finanzjarju u rapportar ieħor għall-maniġment huwa affidabbli
- L-assi u l-informazzjoni huma salvagwardjati
Hemm 16-il standard, raggruppati f’sitt blokok, kif deskritt hawn taħt:
Missjoni u valuri
1. Missjoni
Ir-raison d’être tal-Aġenzija huwa ddefinit b’mod ċar f’dikjarazzjoni tal-missjoni aġġornata u konċiża żviluppata mill-perspettiva tal-utenti tal-Aġenzija.
2. Valuri etiċi u organizzazzjonali
Il-maniġment u l-persunal huma konxji minn u jikkondividu valuri etiċi u organizzazzjonali u jħaddnuhom permezz tal-imġiba u t-teħid tad-deċiżjonijiet tagħhom stess.
Riżorsi umani
3. Allokazzjoni u mobilità tal-persunal
L-allokazzjoni u r-reklutaġġ tal-persunal huma bbażati fuq l-għanijiet u l-prijoritajiet tal-Aġenzija. Il-maniġment jippromwovi u jippjana l-mobilità tal-persunal biex jintlaħaq bilanċ tajjeb bejn il-kontinwità u t-tiġdid.
4. Evalwazzjoni u żvilupp tal-persunal
Il-prestazzjoni tal-persunal tiġi evalwata kontra l-għanijiet annwali tal-individwu, li jaqblu mal-għanijiet globali tal-Aġenzija. Jittieħdu miżuri adegwati biex jiġu żviluppati l-ħiliet meħtieġa biex jinkisbu dawn l-għanijiet.
Il-proċess tal-ippjanar u tal-ġestjoni tar-riskji
5. Għanijiet u indikaturi tal-prestazzjoni
L-għanijiet tal-Aġenzija huma ddefiniti b’mod ċar u aġġornati meta jkun meħtieġ. Dawn jiġu fformulati b’mod li jagħmilha possibbli li tiġi mmonitorjata l-kisba tagħhom. Jiġu stabbiliti indikaturi ewlenin tal-prestazzjoni biex jgħinu lill-maniġment jevalwa u jirrapporta dwar il-progress li jkun sar fir-rigward tal-għanijiet tagħhom.
6. Proċess tal-ġestjoni tar-riskji
Il-proċess tal-ġestjoni tar-riskji li huwa konformi mad-dispożizzjonijiet u l-linji gwida applikabbli huwa integrat fl-ippjanar tal-attivitajiet annwali.
Operazzjonijiet u attivitajiet ta’ kontroll
7. Struttura operazzjonali
L-istruttura operazzjonali tal-Aġenzija tappoġġja teħid ta’ deċiżjonijiet effikaċi permezz ta’ delegazzjoni xierqa tal-poteri. Ir-riskji assoċjati mal-funzjonijiet sensittivi tal-Aġenzija huma mmaniġġjati permezz ta’ kontrolli ta’ mitigazzjoni u finalment permezz tal-mobilità tal-persunal. Strutturi adegwati ta’ governanza tal-IT huma fis-seħħ.
8. Proċessi u proċeduri
Il-proċessi u l-proċeduri tal-Aġenzija użati għall-implimentazzjoni u l-kontroll tal-attivitajiet tagħha huma effikaċi u effiċjenti, iddokumentati b’mod adegwat u konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli. Dawn jinkludu arranġamenti biex jiżguraw is-segregazzjoni tad-dmirijiet u biex jintraċċaw u jagħtu approvazzjoni minn qabel għall-kontroll ta’ preċedenzi jew devjazzjonijiet mill-politiki u l-proċeduri.
9. Superviżjoni tal-maniġment
Is-superviżjoni tal-maniġment titwettaq biex jiġi żgurat li l-implimentazzjoni tal-attivitajiet qed taħdem b’mod effiċjenti u effikaċi filwaqt li tikkonforma mad-dispożizzjonijiet applikabbli.
10. Kontinwità tan-negozju
Miżuri adegwati huma fis-seħħ biex jiżguraw il-kontinwità tas-servizz fil-każ ta’ interruzzjoni ‘ta’ żamma tal-istatus quo’. Il-pjanijiet għall-kontinwità tan-negozju huma fis-seħħ biex jiżguraw li l-Aġenzija tkun kapaċi tkompli topera sal-limitu possibbli tkun xi tkun in-natura ta’ interruzzjoni maġġuri.
11. Ġestjoni tad-dokumenti
Proċessi u proċeduri xierqa huma fis-seħħ biex jiżguraw li l-ġestjoni tad-dokumenti tal-Aġenzija hija sigura, effiċjenti (b’mod partikolari fir-rigward tal-irkuprar tal-informazzjoni xierqa) u tikkonforma mal-leġiżlazzjoni applikabbli.
Informazzjoni u rapportar finanzjarju
12. Informazzjoni u komunikazzjoni
Il-komunikazzjoni interna tippermetti lill-maniġment u lill-persunal jissodisfaw ir-responsabbiltajiet tagħhom b’mod effikaċi u effiċjenti, inkluż fid-dominju tal-kontroll intern. Fejn xieraq, l-Aġenzija għandha strateġija għall-komunikazzjoni esterna biex tiżgura li l-komunikazzjoni esterna tagħha tkun effikaċi, koerenti u konformi mal-messaġġi ewlenin tal-Aġenzija. Sistemi tal-IT użati u/jew ġestiti mill-Aġenzija (fejn l-Aġenzija hija l-proprjetarju tas-sistema) huma protetti b’mod adegwat kontra theddid għall-kunfidenzjalità u l-integrità tagħhom.
13. Kontabilità u rapportar finanzjarju
Proċeduri u kontrolli adegwati huma fis-seħħ biex jiżguraw li d-dejta tal-kontabilità u l-informazzjoni relatata użati għat-tħejjija tal-kontijiet annwali tal-organizzazzjoni u tar-rapporti finanzjarji huma preċiżi, kompleti u fil-ħin.
Evalwazzjoni u awditjar
14. Evalwazzjoni tal-attivitajiet
L-evalwazzjonijiet tal-programmi tan-nefqa u tal-attivitajiet mingħajr nefqa jitwettqu biex jiġu vvalutati r-riżultati, l-impatti u l-bżonnijiet li dawn l-attivitajiet għandhom l-għan li jiksbu u jissodisfaw.
15. Valutazzjoni tas-sistemi tal-kontroll intern
Il-maniġment jivvaluta l-effikaċja tas-sistemi ewlenin tal-kontroll intern tal-Aġenzija, inkluż il-proċessi mwettqa mill-korpi ta’ implimentazzjoni, tal-anqas darba fis-sena.
16. Funzjoni tal-awditjar intern
Il-funzjoni tal-awditjar intern fl-EU-OSHA titwettaq mill-Awditur Intern tal-Kummissjoni Ewropea. L-Awditur Intern għandu tagħti parir lill-EU-OSHA dwar kif għandha tittratta r-riskji billi joħroġ opinjonijiet dwar il-kwalità tas-sistemi tal-ġestjoni u tal-kontroll u billi joħroġ rakkomandazzjonijiet għal titjib fil-kundizzjonijiet tal-implimentazzjoni tal-operazzjonijiet u l-promozzjoni ta’ ġestjoni finanzjarja b’saħħitha.
Sir af aktar dwar kif inhi rregolata l-EU-OSHA.