Standardele de control intern
EU-OSHA folosește un sistem de standarde de control intern bine stabilite, în concordanță cu standardele Comisiei. Acestea stabilesc criterii clare de gestionare a agenției și sunt evaluate în mod regulat. În urma fiecărei evaluări, EU-OSHA realizează un plan de acțiune și ia măsuri pentru eliminarea tuturor deficiențelor identificate.
Standardele de control intern au drept scop să garanteze că:
- activitățile operaționale sunt eficiente și eficace;
- cerințele juridice și de reglementare sunt îndeplinite;
- rapoartele financiare și de gestiune sunt fiabile;
- bunurile și informațiile sunt protejate.
Există 16 standarde grupate în șase categorii, după cum urmează:
Misiune și valori
1. Misiune
Rațiunea de a fi a Agenției este definită în mod clar într-o declarație actuală și concisă a misiunii, realizată din perspectiva utilizatorilor agenției.
2. Valori etice și organizaționale
Cadrele de conducere și personalul cunosc și împărtășesc valorile etice și organizaționale ale agenției, pe care le confirmă prin comportament și prin deciziile luate.
Resurse umane
3. Alocarea și mobilitatea personalului
Alocarea și recrutarea personalului se fac pe baza obiectivelor și a priorităților agenției. Conducerea promovează și planifică mobilitatea personalului urmărind să găsească echilibrul potrivit între continuitate și reînnoire.
4. Evaluarea și perfecționarea personalului
Rezultatele membrilor personalului sunt evaluate în raport cu obiectivele anuale individuale, care sunt în consonanță cu obiectivele globale ale agenției. Se iau măsuri adecvate pentru cultivarea competențelor necesare îndeplinirii obiectivelor.
Procesul de planificare și gestionare a riscurilor
5. Obiective și indicatori de performanță
Obiectivele agenției sunt clar definite și se actualizează atunci când este necesar. Acestea sunt formulate astfel încât să facă posibilă monitorizarea îndeplinirii lor. Se stabilesc indicatori-cheie de performanță care ajută cadrele de conducere să evalueze progresele realizate în raport cu obiectivele și să emită rapoarte în acest sens.
6. Procesul de gestionare a riscurilor
În planificarea anuală a activităților este integrat și un proces de gestionare a riscurilor, în conformitate cu prevederile și orientările aplicabile.
Operațiuni și activități de control
7. Structura operațională
Structura operațională a agenției facilitează luarea unor decizii eficace prin delegarea corespunzătoare a competențelor. Riscurile asociate cu funcțiile sensibile ale agenției sunt gestionate prin controale de atenuare și, ca ultimă măsură, prin mobilitatea personalului. Sunt instituite structuri adecvate de guvernanță în domeniul informatic.
8. Procedee și proceduri
Procedeele și procedurile utilizate de agenție pentru derularea și monitorizarea activităților sale sunt eficace și eficiente, documentate corespunzător și respectă prevederile aplicabile. Ele includ mecanisme care asigură separarea sarcinilor, urmărirea și aprobarea prealabilă a demersurilor de ignorare a mecanismelor de control sau a devierilor de la politici și proceduri.
9. Supravegherea activității de management
Activitatea de management este supravegheată pentru a se garanta că activitățile se derulează într-un mod eficient și eficace, cu respectarea prevederilor aplicabile.
10. Asigurarea continuității
S-au adoptat măsuri corespunzătoare care asigură continuitatea activității în eventualitatea unei întreruperi a ciclului normal de funcționare. Sunt instituite planuri de asigurare a continuității pentru a garanta că agenția poate să își continue funcționarea în cea mai mare măsură posibilă în eventualitatea unei dereglări majore, indiferent de natura acesteia.
11. Gestionarea documentelor
Există procedee și proceduri corespunzătoare adoptate pentru a garanta că agenția gestionează documentele într-un mod sigur, eficient (în special cu privire la extragerea informațiilor corespunzătoare) și care respectă legislația aplicabilă.
Transmiterea informațiilor și raportarea financiară
12. Informații și comunicare
Comunicarea internă permite conducerii și personalului să își îndeplinească responsabilitățile în mod eficace și eficient, inclusiv în materie de control intern. Pentru a garanta, atunci când este cazul, eficacitatea și coerența comunicărilor externe, precum și adaptarea acestora la mesajele-cheie ale agenției, EU-OSHA dispune de o strategie de comunicare externă. Sistemele informatice utilizate și/sau gestionate de către agenție (în cazurile în care aceasta este proprietarul sistemului) sunt protejate corespunzător împotriva pericolelor la adresa confidențialității și integrității lor.
13. Contabilitate și raportare financiară
Există proceduri și controale corespunzătoare pentru ca datele contabile și informațiile aferente utilizate la întocmirea conturilor anuale și a situațiilor financiare ale organizației sunt precise, complete și furnizate la timp.
Evaluare și audit
14. Evaluarea activităților
Programele de cheltuieli și activitățile care nu implică cheltuieli sunt evaluate pentru a estima rezultatele, efectele urmărite prin aceste activități vizează și nevoile pe care sunt menite să le satisfacă.
15. Evaluarea sistemelor de control intern
Conducerea evaluează eficacitatea principalelor sisteme de control intern ale agenției, inclusiv a proceselor desfășurate de organismele de implementare, cel puțin o dată pe an.
16. Funcția de audit intern
Funcția de audit intern în cadrul EU-OSHA este îndeplinită de către auditorul intern al Comisiei Europene. Acesta consiliază EU-OSHA cu privire la gestionarea riscurilor prin formularea de avize referitoare la calitatea sistemelor de gestionare și control, precum și de recomandări pentru îmbunătățirea condițiilor de derulare a operațiunilor și promovarea unei bune gestiuni financiare.
Aflați mai multe despre modul în care este condusă agenția.