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Interne Kontrollstandards

Als öffentliche Einrichtung strebt die EU-OSHA nach Spitzenleistungen und muss transparent und rechenschaftspflichtig sein.

Die EU-OSHA nutzt ein bewährtes System interner Kontrollstandards, das sich an den Standards der Kommission orientiert. Die Standards legen eindeutige Kriterien für das Management der Agentur fest und werden regelmäßig einer Prüfung unterzogen. Nach jeder Prüfung erarbeitet die EU-OSHA einen Aktionsplan und unternimmt Schritte zur Beseitigung etwaiger ermittelter Mängel. 

Die internen Kontrollstandards sollen Folgendes sicherstellen:

  • Wirksamkeit und Effizienz der operativen Aktivitäten
  • Einhaltung der Gesetze und Verordnungen
  • Zuverlässigkeit der Finanz- und sonstiger Managementberichterstattung
  • Schutz der Vermögenswerte und der Informationen

Nachstehend sind die 16 Standards aufgeführt, in sechs Blöcke unterteilt:

Auftrag und Werte

1. Auftrag

Die Aufgabenstellung der Agentur ist in einer aktuellen, präzise formulierten Aufgabenbeschreibung festgelegt, die aus der Perspektive der Nutzer der Agentur entwickelt wird.

2. Ethische und organisatorische Werte

Das leitende wie das übrige Personal ist mit den der Einrichtung eigenen ethischen und organisatorischen Werten vertraut, teilt diese und handelt und entscheidet nach Maßgabe dieser Werte.

Personal

3. Personalzuweisung und Mobilität

Die Zuweisung und Einstellung von Personal erfolgt nach Maßgabe der Ziele und Prioritäten der Agentur. Das Management plant und fördert die Mobilität des Personals dergestalt, dass ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kontinuität und Innovation entsteht.

4. Personalbeurteilung und -entwicklung

Die Leistung des Personals wird anhand individueller jährlicher Ziele bewertet, die auf die übergreifenden Ziele der Agentur abgestimmt sind. Es werden geeignete Maßnahmen getroffen, damit die zur Erreichung der Ziele erforderlichen Qualifikationen erworben werden.

Planung und Risikomanagement

5. Ziele und Leistungsindikatoren

Die Ziele der Agentur werden genau festgelegt und bei Bedarf aktualisiert. Sie werden so formuliert, dass ihre Verwirklichung überwacht werden kann. Es werden zentrale Leistungsindikatoren festgelegt, die dem Management dabei helfen sollen, die im Zusammenhang mit den Zielen erreichten Fortschritte zu bewerten und darüber Rechenschaft abzulegen.

6. Risikomanagement

Bei der jährlichen Planung der Tätigkeiten wird ein den einschlägigen Bestimmungen und Leitlinien entsprechendes Risikomanagement vorgesehen.

Operative Maßnahmen und Kontrolltätigkeiten

7. Operative Struktur

Die operative Struktur der Agentur unterstützt durch angemessene Befugnisübertragungen eine effiziente Entscheidungsfindung. Den mit den sicherheitsempfindlichen Funktionen der Agentur verbundenen Risiken wird durch geeignete Kontrollen und letztlich Personalrotation entgegengewirkt. Es existieren adäquate Strukturen der IT-Organisationsführung.

8. Abläufe und Verfahren

Die Abläufe und Verfahren, die die Agentur für die Durchführung und Kontrolle ihrer Tätigkeiten nutzt, sind wirksam und effizient, angemessen dokumentiert und stehen mit den geltenden Vorschriften in Einklang. Dazu gehören auch Vorkehrungen zur Absicherung der Trennung von Aufgabenbereichen und um den Verzicht auf Kontrollen und die Abweichung von Verfahren und politischen Strategien nachvollziehbar zu dokumentieren und von einer vorherigen Genehmigung abhängig zu machen.

9. Aufsicht durch das Management (Supervision)

Das Management sorgt für eine effektive und effiziente Durchführung der Tätigkeiten unter Beachtung der einschlägigen Vorschriften.

10. Kontinuitätsmanagement

Es existieren angemessene Maßnahmen, die den Fortgang des Dienstes bei Unterbrechungen des normalen Dienstbetriebs gewährleisten. Es existieren Notfallpläne (Business Continuity Plans) zur Sicherstellung der bestmöglichen Funktionsfähigkeit der Agentur bei ernsthaften Störungen jeder Art.

11. Dokumentenverwaltung

Es existieren angemessene Prozesse und Verfahren, die eine sichere, effiziente (insbesondere hinsichtlich des Auffindens einschlägiger Informationen) und vorschriftsmäßige Dokumentenverwaltung der Agentur gewährleisten.

Information und Finanzberichterstattung

12. Information und Kommunikation

Interne Kommunikation ermöglicht dem Management wie dem Personal, ihre Aufgaben, auch im Bereich der internen Kontrolle, wirkungsvoll und effizient zu erfüllen. Gegebenenfalls verfügt die Agentur über eine externe Kommunikationsstrategie, die gewährleistet, dass ihre Öffentlichkeitsarbeit Wirkung zeigt, kohärent ist und mit den Kernaussagen der Agentur übereinstimmt. Die von der Agentur genutzten und/oder verwalteten IT-Systeme (die im Eigentum der Agentur sind) sind hinreichend gegen Eingriffe, die ihre Vertraulichkeit und Integrität gefährden, geschützt.

13. Rechnungsführung und Rechnungslegung

Es bestehen angemessene Verfahren und Kontrollen, die gewährleisten, dass die Rechnungsführungsdaten und alle sonstigen relevanten Informationen, die in die Ausarbeitung des Jahresabschlusses und der Finanzberichte der Organisation einfließen, korrekt, vollständig und auf dem neuesten Stand sind.

Evaluierung und Rechnungsprüfung

14. Evaluierung der Tätigkeiten

Es werden Evaluierungen von ausgabenwirksamen Programmen und nicht ausgabenwirksamen Maßnahmen vorgenommen, um deren Ergebnisse und Folgen abzuschätzen und zu bewerten und festzustellen, inwieweit sie bedarfsgerecht sind.

15. Prüfung der internen Kontrollmechanismen

Das Management prüft mindestens einmal jährlich die Wirksamkeit der zentralen internen Kontrollmechanismen der Agentur, auch in den Fällen, in denen die Verfahren von ausführenden Organen umgesetzt werden.

16. Internes Audit

Das interne Audit bei der EU-OSHA wird vom Internen Auditdienst der Europäischen Kommission durchgeführt. Der Interne Auditdienst erteilt der EU-OSHA Empfehlungen zum Umgang mit Risiken, indem er Gutachten zur Qualität der Management- und Kontrollsysteme herausgibt, Empfehlungen zur Verbesserung der Rahmenbedingungen für die Umsetzung von Maßnahmen erteilt und eine wirtschaftliche Haushaltsführung fördert.

Erfahren Sie mehr darüber, wie die EU-OSHA verwaltet wird.