You are here

Belső ellenőrzési előírások

Az EU-OSHA-nak hivatali szervként törekednie kell a tökéletességre, valamint átláthatónak és elszámoltathatónak kell lennie.

Az EU-OSHA jól működő, a Bizottság előírásaival összhangban lévő belső ellenőrzési előírásokon alapuló rendszert használ. Az előírások világos elvárásokat fogalmaznak meg az Ügynökség irányításával kapcsolatban, amelyeket rendszeresen értékelnek. Az EU-OSHA minden egyes értékelést követően cselekvési tervet dolgoz ki, és lépéseket tesz a feltárt hiányosságok kezelésére.

A belső ellenőrzési előírások célja, hogy

  • a működési tevékenységek hatékonyak és eredményesek legyenek;
  • a jogi és szabályozási követelmények teljesüljenek;
  • a pénzügyi és egyéb irányítási jelentések megbízhatók legyenek;
  • megvalósuljon az eszközök és az információk védelme.

A 16 előírást az alábbiaknak megfelelően hat csoportba sorolják:

Küldetés és értékek

1. Küldetés

Az Ügynökség küldetését a felhasználói igények figyelembevételével megfogalmazott naprakész, tömör küldetésnyilatkozat tartalmazza.

2. Etikai és szervezeti értékek

A vezetőség és a munkatársak ismerik a megfelelő közös etikai és szervezeti értékeket. Mindezen értékeket szem előtt tartva végzik munkájukat és hoznak döntéseket.

Humánerőforrás

3. Munkaerő elosztása és mobilitás

A munkaerő-elosztása és -felvétel az Ügynökség célkitűzései és prioritásai szerint történik. A vezetőség úgy alakítja ki és tervezi meg a munkaerő mobilitását, hogy megfelelő egyensúlyt teremtsen a folyamatosság és a megújulás között.

4. Munkaerő értékelése és fejlesztése

A munkaerő teljesítményét az Ügynökség átfogó célkitűzéseinek megfelelően meghatározott, egyéni éves célok figyelembevételével értékelik. A célok eléréséhez szükséges képességek fejlesztését megfelelő intézkedések szolgálják.

Tervezési és kockázatkezelési folyamat

5. Célkitűzések és teljesítménymutatók

Az Ügynökség célkitűzései egyértelműek, és szükség esetén frissítik őket. A célkitűzések olyan módon vannak megfogalmazva, hogy lehetőség nyíljon a teljesítésük figyelemmel kísérésére. A vezetőség a fő teljesítménymutatók használatával értékeli az elért eredményeket, és jelentést készít arról, hogy a célkitűzésekkel összefüggésben mi valósult meg.

6. Kockázatkezelési folyamat

Az alkalmazandó rendelkezésekkel és iránymutatásokkal összhangban kialakított kockázatkezelési folyamatot beépítik az éves tevékenységek tervébe.

Műveletek és ellenőrzési tevékenységek

7. Működési struktúra

Az Ügynökség működési struktúrája megfelelő felhatalmazással támogatja a hatékony döntéshozatalt. A bizalmas munkaköreivel összefüggő kockázatokat kockázatenyhítő ellenőrzésekkel és végső soron a munkaerő mobilitásával igyekszik kezelni. Az Ügynökség megfelelő informatikai irányítási rendszerekkel rendelkezik.

8. Folyamatok és eljárások

Az Ügynökség tevékenységeinek végrehajtásához és ellenőrzéséhez alkalmazott folyamatok és eljárások hatékonyak és eredményesek, emellett megfelelően vannak dokumentálva, és eleget tesznek az alkalmazandó rendelkezéseknek. A dokumentumok a feladatok elkülönítését szolgáló intézkedéseket, valamint az ellenőrzések hatálytalanításának és a szabályoktól és eljárásoktól való eltéréseknek a nyomon követésére és előzetes jóváhagyására előírt intézkedéseket is tartalmazzák.

9. Irányítási felügyelet

Az irányítási felügyelet célja annak szavatolása, hogy a tevékenységek végrehajtása – az alkalmazandó rendelkezéseket követve – hatékony és eredményes legyen..

10. Üzletmenet-folytonosság

A szokásos üzletmenet megszakítása esetén megfelelő intézkedések szavatolják a szolgáltatások folytonosságát. A meglévő üzletmenet-folytonossági tervek lehetővé teszik, hogy az Ügynökség a lehető legmegfelelőbben működjön tovább – a nagyobb működési zavarok természetétől függetlenül.

11. Dokumentumkezelés

Az Ügynökség megfelelő folyamatokkal és eljárásokkal szavatolja, hogy a dokumentumkezelés biztonságos és (különösen a megfelelő adatok lekérdezését illetően) hatékony legyen, és megfeleljen az alkalmazandó jogszabályoknak.

Tájékoztatás és pénzügyi jelentéstétel

12. Tájékoztatás és kommunikáció

A vezetőség és a munkavállalók a belső kommunikáció révén hatékonyan és eredményesen tudják teljesíteni kötelezettségeiket a belső ellenőrzés területét is beleértve. Az Ügynökség külső kommunikációs stratégiája adott esetben szavatolja, hogy a külső kommunikáció hatékony, egységes és az Ügynökség fő üzeneteinek megfelelő legyen. Az Ügynökség által használt és/vagy kezelt informatikai rendszerek (ha az Ügynökség a rendszertulajdonos) megfelelő védelemmel rendelkeznek a bizalmas adatkezelés és az adatok integritásának szavatolása érdekében.

13. Számvitel és pénzügyi jelentéstétel

Megfelelő eljárások és ellenőrzési folyamatok vannak érvényben, amelyek biztosítják, hogy a számviteli adatok és a szervezet éves kimutatásaihoz és pénzügyi jelentéseihez kapcsolódó adatok pontosak, hiánytalanok és időszerűek legyenek.

Értékelés és ellenőrzés

14. Tevékenységértékelés

A kiadási programok és a nem kiadási tevékenységek értékeléseinek célja azoknak az eredményeknek, hatásoknak és igényeknek az értékelése, amelyeket a tevékenységeknek el kell érniük, illetve teljesíteniük kell.

15. A belső ellenőrzési rendszerek értékelése

A vezetőség évente legalább egyszer értékeli az Ügynökség elsődleges belső ellenőrzési rendszereinek, köztük a végrehajtó szervek által végrehajtott folyamatoknak a hatékonyságát.

16. Belső ellenőrzési funkció

Az EU-OSHA belső ellenőrzési funkcióját az Európai Bizottság belső ellenőre látja el. A belső ellenőr tanácsot ad az Ügynökségnek a kockázatkezeléssel kapcsolatos kérdésekben, azaz független véleményt nyilvánít az igazgatási és ellenőrzési rendszerek minőségéről, továbbá ajánlásokat tesz a műveletek végrehajtási feltételeinek javítása, valamint a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás előmozdítása céljából.

Az EU-OSHA irányításának menetéről itt olvashat további információkat.