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Normas de controlo interno

Como organismo público, a EU-OSHA visa a excelência, e garante a transparência e a prestação contas dos seus resultados.

A EU-OSHA recorre a um sistema sólido de normas de controlo interno em conformidade com as normas da Comissão. As normas estabelecem critérios claros para a gestão da Agência e são avaliadas regularmente. Na sequência de todas as avaliações, a EU-OSHA desenvolve um plano de ação e toma medidas para resolver quaisquer problemas que tenham sido identificados.

As normas de controlo interno visam assegurar que:

  • As atividades operacionais sejam eficazes e eficientes
  • Os requisitos legais e regulamentares sejam cumpridos
  • Os relatórios de gestão financeira e de outros relatórios de gestão sejam fiáveis
  • Os ativos e as informações sejam salvaguardados

Existem 16 normas, agrupadas em seis blocos, como se descreve abaixo:

Missão e valores

1. Missão

A razão de ser da Agência encontra-se claramente definida numa declaração de missão atualizada e concisa elaborada tendo em conta a perspetiva dos utilizadores da Agência.

2. Valores éticos e organizacionais

A administração e os funcionários estão conscientes dos valores éticos e organizacionais corretos, que partilham e defendem através do seu próprio comportamento e decisões.

Recursos humanos

3. Afetação do pessoal e mobilidade

A afetação e o recrutamento do pessoal assenta nos objetivos e prioridades da Agência. A administração promove e planeia a mobilidade do pessoal de forma a encontrar o equilíbrio correto entre a continuidade e a renovação.

4. Avaliação e valorização do pessoal

O desempenho do pessoal é avaliado em função de objetivos anuais individuais, que se coadunam com os objetivos gerais da Agência. São tomadas medidas adequadas para desenvolver as competências necessárias com vista à consecução dos objetivos.

Processo de planeamento e gestão de riscos

5. Objetivos e indicadores de desempenho

Os objetivos da Agência encontram-se claramente definidos, sendo atualizados sempre que necessário. São formulados de modo a permitir monitorizar a sua concretização. Os principais indicadores de desempenho são definidos para ajudar a administração a avaliar e comunicar os progressos realizados face aos seus objetivos.

6. Processo de gestão de riscos

Faz parte do planeamento anual das atividades um processo de gestão de riscos que está em consonância com as disposições e orientações aplicáveis.

Operações e atividades de controlo

7. Estrutura operacional

A estrutura operacional da Agência contribui para um processo decisório eficaz através de uma delegação de poderes adequada. Os riscos associados a funções sensíveis da Agência são geridos através de controlos que permitem mitigá-los e, em última instância, através da mobilidade do pessoal. Existem estruturas adequadas de governação das TI.

8. Processos e procedimentos

Os processos e procedimentos utilizados para a execução e controlo das atividades da Agência são eficazes e eficientes e estão devidamente documentados e em conformidade com as disposições aplicáveis. Incluem disposições que garantem a separação das funções e o acompanhamento e a aprovação prévia, a fim de controlar as sobreposições ou os desvios face a políticas e procedimentos.

9. Controlo de gestão

O controlo de gestão é realizado para garantir que a execução das atividades é efetuada de forma eficiente e eficaz, respeitando as disposições aplicáveis.

10. Continuidade da atividade

São tomadas medidas adequadas para garantir a continuidade das atividades em caso de interrupção do trabalho habitual. Existem planos de continuidade das atividades, a fim de garantir que Agência possa continuar a funcionar, tanto quanto possível, independentemente da natureza de qualquer rutura significativa.

11. Gestão de documentos

Existem processos e procedimentos adequados que visam garantir que a gestão de documentos por parte da Agência é segura, eficiente (em particular no que se refere à recuperação de informação pertinente) e conforme à legislação aplicável.

Informação e relatórios financeiros

12. Informação e comunicação

A comunicação interna permite à administração e ao pessoal exercer as respetivas funções de forma eficaz e eficiente, inclusivamente no domínio do controlo interno. Sempre que necessário, a Agência dispõe de uma estratégia de comunicação externa para garantir que a sua comunicação externa seja eficaz, coerente e em consonância com as principais mensagens que a Agência pretende veicular. Os sistemas de TI utilizados e/ou geridos pela Agência (em que a Agência é proprietária do sistema) estão protegidos de forma apropriada contra ameaças à sua confidencialidade e integridade.

13. Contabilidade e relatórios financeiros

Existem procedimentos e controlos adequados para garantir que os dados contabilísticos e informações afins, utilizados para elaborar as contas anuais e os relatórios financeiros da Agência, sejam rigorosos, completos e atualizados.

Avaliação e auditoria

14. Avaliação de atividades

São levadas a cabo as avaliações dos programas de despesas e das atividades que não geram despesa de modo a avaliar os resultados, impactos e necessidades que estas atividades têm por objetivo atingir e satisfazer.

15. Avaliação dos sistemas de controlo interno

A administração avalia a eficácia dos principais sistemas de controlo interno da Agência, incluindo os processos levados a cabo por organismos de execução, pelo menos, uma vez por ano.

16. Função de auditoria interna

A função de auditoria interna da EU-OSHA é realizada pelo auditor interno da Comissão Europeia. O auditor interno aconselha a EU-OSHA em matéria de riscos, através da emissão de pareceres sobre a qualidade dos sistemas de gestão e de controlo, bem como de recomendações destinadas a melhorar as condições de execução das operações e a promover a boa gestão financeira.

Saiba mais sobre a governação da EU-OSHA.