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Il consiglio di amministrazione
Il consiglio di amministrazione stabilisce la strategia e gli obiettivi dell’Agenzia e ne chiede conto al direttore esecutivo. È disciplinato dal regolamento istitutivo e dal regolamento interno. Il consiglio di amministrazione nomina il direttore esecutivo e adotta i seguenti documenti chiave:
- la strategia istituzionale
- il documento di programmazione
- il bilancio annuale
- la relazione annuale consolidata delle attività e la valutazione delle attività dell’UE-OSHA
- il parere sui conti annuali
I membri del consiglio di amministrazione sono nominati in conformità al regolamento istitutivo dell’EU-OSHA. Il Consiglio nomina i rappresentanti dei tre principali gruppi d’interesse (governi, datori di lavoro e associazioni di lavoratori) per ciascuno Stato membro. La Commissione europea nomina i propri membri e il Parlamento europeo nomina un esperto indipendente.
Il ruolo del presidente del consiglio di amministrazione è assunto ogni anno dai rappresentanti dei tre principali gruppi d’interesse. Il consiglio di amministrazione si riunisce almeno due volte l’anno e i verbali delle riunioni sono pubblicati, così come i nominativi dei membri e i loro sostituti, comprese le dichiarazioni interessi nonché di assenza di conflitti d’interesse e le sintesi dei CV.
Il comitato esecutivo del consiglio di amministrazione
Si tratta di un gruppo direttivo ristretto composto da 8 membri del consiglio di amministrazione, che si riunisce tre volte l’anno per supervisionare l’elaborazione e l’attuazione delle decisioni del consiglio di amministrazione. Anche i verbali delle riunioni del comitato esecutivo sono a disposizione del pubblico (vedi oltre).
Vedi chi sono i membri del comitato esecutivo e i loro sostituti.
L’EU-OSHA è un’organizzazione tripartita che si impegna a rispettare i principi della buona governance. La buona governance comprende una serie di elementi quali l’apertura, la tempestività, la trasparenza, la conformità, l’efficacia, l’efficienza e la responsabilità.
In quanto parte di un’agenzia dell’UE, il consiglio di amministrazione e il suo comitato esecutivo insieme al direttore esecutivo svolgono un ruolo fondamentale nell’attuazione dei principi della buona governance.
Perché la governance è importante
La buona governance garantisce che le attività dell’Agenzia rispecchino gli interessi generali, soddisfino le aspettative delle parti interessate e siano pertinenti per i soggetti coinvolti, oltre ad assicurare che le risorse umane e finanziarie per raggiungere gli obiettivi vengano ripartite in modo efficiente ed efficace. Migliorando la trasparenza, la buona governance promuove la responsabilità nei confronti delle parti interessate e dei cittadini dell’UE.
Le sezioni seguenti descrivono in che modo l’EU-OSHA realizza la buona governance.
Principali responsabili delle decisioni
Il direttore esecutivo: il consiglio di amministrazione nomina il direttore esecutivo dell’Agenzia in conformità del regolamento istitutivo. Il mandato del direttore esecutivo dura cinque anni e può essere rinnovato solo una volta.
Il consiglio di amministrazione: il consiglio di amministrazione stabilisce le strategie e gli obiettivi dell’Agenzia e chiama a rispondere il direttore esecutivo. È composto da rappresentanti degli Stati membri dell’UE di:
- governi,
- datori di lavoro,
- lavoratori,
- nonché da rappresentanti della Commissione europea.
Il Parlamento europeo nomina un esperto indipendente senza diritto di voto.
Alle riunioni del consiglio di amministrazione partecipano, in veste di osservatori, anche rappresentanti dei paesi EFTA-SEE e di altre agenzie dell’UE.
Il ruolo di presidente del consiglio di amministrazione è ricoperto a rotazione dai rappresentanti dei tre gruppi d’interesse, vale a dire i governi, i datori di lavoro e i lavoratori.
Il comitato esecutivo: si tratta di un gruppo direttivo ristretto composto da membri del consiglio di amministrazione, che sorveglia l’elaborazione e l’attuazione delle decisioni del consiglio stesso.
I gruppi consultivi forniscono all’Agenzia orientamenti strategici e riscontri sui lavori svolti. I loro membri sono nominati dal consiglio di amministrazione e comprendono persone appartenenti a gruppi di lavoratori e di datori di lavoro nonché al governo.
Trasparenza e responsabilità
La trasparenza è un presupposto indispensabile della responsabilità.
Per assicurare la trasparenza, l’Agenzia mette a disposizione del pubblico documenti chiave, fra cui la strategia istituzionale, i documenti di programmazione e le relazioni di attività, i conti e i bilanci annuali e le relazioni della Corte dei conti.
Il direttore esecutivo, i membri del personale di grado più elevato e i membri del consiglio di amministrazione devono dichiarare i propri interessi (leggi la politica dell’EU-OSHA sui conflitti di interesse). I verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione sono a disposizione del pubblico.
È prevista una serie di accordi in materia di responsabilità.
In qualità di ordinatore, il direttore esecutivo deve richiedere al Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio, il discarico in relazione all’esecuzione del bilancio.
Il consiglio di amministrazione svolge anche un ruolo essenziale nell’adozione della relazione annuale di attività consolidata e nella formulazione di un parere sui conti degli esercizi. Inoltre, decide in merito alla nomina e al rinnovo dell’incarico del direttore esecutivo e adotta la strategia istituzionale, i documenti di programmazione e i bilanci annuali dell’Agenzia.
L’Agenzia si avvale di un quadro di controllo interno finalizzato a garantire il conseguimento dei propri obiettivi in tale ambito. Di conseguenza, si è data una struttura organizzativa e sistemi di controllo interno in linea con il contesto operativo e di rischio in cui è attiva.
Nell’ambito dei sistemi di controllo interno applicati per garantire la legittimità e la regolarità, l’Agenzia adotta misure specifiche per prevenire e rilevare condotte fraudolente, compresa una strategia antifrode.
L’EU-OSHA è soggetta ad audit interni ed esterni che forniscono consulenza autonoma, pareri e raccomandazioni sulla qualità e sul funzionamento dei sistemi di controllo interno e sulla conformità dell’Agenzia ai regolamenti dell’UE in materia finanziaria e di altra natura.
Il consiglio di amministrazione ha adottato il Codice europeo di buona condotta amministrativa.
Il consiglio di amministrazione ha concordato una serie di buone prassi per i membri dello stesso.
Composizione del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo e informazioni sul loro ruolo
Il quadro di controllo interno dell’EU-OSHA è in linea con il quadro di controllo interno rivisto della Commissione europea [C(2017) 2373 final del 19 aprile 2017]. Detto quadro è costituito da cinque componenti di controllo interno e 17 principi. Sulla base di una valutazione annuale dei rischi l’EU-OSHA elabora un piano d’azione e adotta misure volte a mitigare tali rischi nella misura del possibile.
Di seguito figurano le cinque componenti e i 17 principi di controllo interno.
Ambiente di controllo
1. L’EU-OSHA dimostra impegno a favore dell’integrità e dei valori etici.
2. Agendo in modo chiaramente indipendente dalla dirigenza, il consiglio di direzione monitora lo sviluppo e il rendimento del controllo interno.
3. Il direttore definisce le strutture, le linee gerarchiche e le opportune autorità e responsabilità nel perseguimento degli obiettivi.
4. L’EU-OSHA dimostra impegno ad attrarre, sviluppare e mantenere in servizio le persone competenti in linea con gli obiettivi.
5. L’EU-OSHA provvede affinché i singoli soggetti rendano conto delle proprie funzioni di controllo interno nel perseguimento degli obiettivi.
Valutazione dei rischi
6. L’EU-OSHA specifica gli obiettivi con chiarezza sufficiente a consentire l’individuazione e la valutazione dei rischi connessi agli obiettivi.
7. L’EU-OSHA individua i rischi per il conseguimento dei propri obiettivi a livello dell’intera organizzazione e li analizza per determinare le modalità di gestione degli stessi.
8. L’EU-OSHA tiene conto della possibilità che vengano commesse frodi nella valutazione dei rischi nel quadro del conseguimento dei propri obiettivi.
9. L’EU-OSHA individua e valuta i cambiamenti che potrebbero avere conseguenze significative sul sistema di controllo interno.
Attività di controllo
10. L’EU-OSHA individua e sviluppa attività di controllo che contribuiscono alla mitigazione a livelli accettabili dei rischi per il raggiungimento degli obiettivi.
11. L’EU-OSHA individua e sviluppa attività generali di controllo sulla tecnologia per favorire il raggiungimento degli obiettivi.
12. L’EU-OSHA realizza le attività di controllo attraverso politiche istituzionali che stabiliscono i risultati attesi e a livello di procedure di attuazione di tali politiche.
Attività di informazione e comunicazione
13. L’EU-OSHA acquisisce o genera, e quindi utilizza, informazioni di qualità rilevanti al fine di supportare l’esercizio del controllo interno.
14. L’EU-OSHA comunica internamente le informazioni, compresi gli obiettivi e le responsabilità in materia di controllo interno, necessarie ai fini di supportare l’esercizio del controllo interno.
15. L’EU-OSHA comunica con i soggetti esterni in merito a questioni che incidono sull’esercizio del controllo interno.
Attività di sorveglianza
16. L’EU-OSHA individua, sviluppa ed effettua valutazioni continue e/o puntuali per verificare se le componenti del controllo interno siano presenti e funzionanti.
17. L’EU-OSHA individua e comunica tempestivamente le carenze in materia di controllo interno ai responsabili dell’adozione di misure correttive, se del caso.
Per ogni esercizio finanziario, il direttore esecutivo dell’EU-OSHA elabora una relazione sul lavoro e sulle attività dell’Agenzia. Rispecchiando la struttura del programma di lavoro annuale contenuta nel documento unico di programmazione, fornisce un resoconto sulla realizzazione degli obiettivi chiave e delle attività che sono state descritte nel programma ed esamina le risorse impiegate per raggiungere gli obiettivi dell’Agenzia.
La relazione annuale di attività consolidata funge inoltre da relazione sulla gestione del direttore esecutivo e comprende, ad esempio, l’attuazione del quadro di controllo interno, compresi i risultati degli audit interni ed esterni, il sistema di valutazione esterna e i risultati degli indicatori di prestazione, nonché le informazioni finanziarie e quelle sulle risorse umane.
Il consiglio di amministrazione dell’EU-OSHA analizza e valuta la relazione di attività. Si tratta di una fase importante nel processo di valutazione che esamina come l’Agenzia ha eseguito il proprio bilancio per l’esercizio (la procedura di discarico che coinvolge il Parlamento europeo e il Consiglio).
Per leggere le relazioni annuali di attività consolidate relative agli anni precedenti, visita la pagina dedicata alle pubblicazioni.