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Norme di controllo interno

L'EU-OSHA si avvale di un sistema consolidato di norme per il controllo interno, in linea con le norme della Commissione, che stabiliscono criteri espliciti per la gestione dell'Agenzia e vengono valutate periodicamente. Dopo ogni valutazione, l'EU-OSHA elabora un piano d'azione e adotta provvedimenti per far fronte a tutte le carenze individuate. 

Le norme di controllo interno mirano a garantire che:

  • le attività operative siano efficaci ed efficienti;
  • i requisiti giuridici e normativi siano rispettati;
  • le relazioni finanziarie e altre relazioni in materia di gestione siano attendibili;
  • gli attivi e le informazioni siano salvaguardate.

Vi sono 16 norme, raggruppate in sei blocchi, come indicato qui di seguito:

Missione e valori

1. Missione

La ragion d'essere dell'Agenzia è chiaramente definita in una dichiarazione di missione aggiornata e sintetica elaborata dal punto di vista degli utenti dell'Agenzia.

2. Valori etici e organizzativi

La dirigenza e il personale riconoscono e condividono valori etici e organizzativi adeguati e li promuovono con la loro condotta e il loro processo decisionale.

Risorse umane

3. Assegnazione e mobilità del personale

L'assegnazione e l'assunzione del personale si basa sugli obiettivi e sulle priorità dell'Agenzia. La dirigenza promuove e pianifica la mobilità del personale per conseguire il giusto equilibrio tra continuità e rinnovamento.

4. Valutazione e sviluppo del personale

Le prestazioni del personale vengono valutate in relazione a singoli obiettivi annuali, che si inseriscono nell'ambito degli obiettivi generali dell'Agenzia. Vengono adottate misure adeguate per sviluppare le competenze necessarie al raggiungimento degli obiettivi.

Pianificazione e processo di gestione del rischio

5. Obiettivi e indicatori di prestazione

Gli obiettivi dell'Agenzia sono chiaramente definiti e aggiornati ove necessario e sono formulati in modo che sia possibile monitorarne il conseguimento. Sono istituiti degli indicatori di prestazione chiave per consentire alla dirigenza di valutare e comunicare i progressi compiuti relativamente ai loro obiettivi.

6. Processo di gestione del rischio

Un processo di gestione del rischio conforme alle disposizioni e alle linee guida applicabili è integrato nella pianificazione annuale delle attività.

Operazioni e attività di controllo

7. Struttura operativa

La struttura operativa dell'Agenzia favorisce un processo decisionale efficace attraverso una delega idonea dei poteri. I rischi legati alle funzioni sensibili dell'Agenzia sono gestiti attraverso controlli per la loro riduzione e, in ultima analisi, mediante la mobilità del personale. Sono in atto strutture adeguate di governance informatica.

8. Processi e procedure

I processi e le procedure dell'Agenzia per l'attuazione e il controllo delle sue attività sono efficaci ed efficienti, adeguatamente documentate e conformi alle disposizioni applicabili, comprendendo accordi per garantire la separazione delle funzioni, nonché per tracciare e approvare preventivamente, al fine di controllarli, scostamenti e deroghe rispetto alle politiche e alle procedure.

9. Supervisione della dirigenza

La supervisione della dirigenza si svolge allo scopo di garantire che lo svolgimento della attività avvenga in modo efficiente ed efficace e nel rispetto delle disposizioni applicabili.

10. Continuità operativa

Sono previste misure opportune per garantire la continuità dei servizi in caso di interruzione del loro normale svolgimento e sono in atto programmi di continuità operativa per garantire che l'Agenzia possa continuare a funzionare per quanto possibile, indipendentemente dalla gravità della disfunzione.

11. Gestione della documentazione

Sono previsti adeguati processi e procedure al fine di garantire che la gestione della documentazione dell'Agenzia sia sicura, efficiente (in particolare per quanto concerne il recupero di informazioni opportune) e conforme alla legislazione applicabile.

Informatica e rendicontazione finanziaria

12. Informatica e comunicazione

La comunicazione interna permette alla dirigenza e al personale di ottemperare alle proprie responsabilità in modo efficace ed efficiente, anche nell'ambito del controllo interno. Ove opportuno, l'Agenzia dispone di una strategia di comunicazione esterna per assicurare che tale comunicazione sia efficace, coerente e in linea con i messaggi chiave dell'Agenzia. I sistemi informatici utilizzati e/o gestiti dall'Agenzia (dove l'Agenzia è il proprietario del sistema) sono adeguatamente protetti da minacce alla loro riservatezza e integrità.

13. Contabilità e rendicontazione finanziaria

Sono previsti adeguati controlli e procedure per garantire che i dati afferenti alla contabilità e le relative informazioni utilizzate per preparare i conti annuali e le relazioni finanziarie dell'organizzazione siano accurati, completi e tempestivi.

Valutazione e revisione contabile

14. Valutazione delle attività

Le valutazioni dei programmi di spesa e delle attività che non comportano impegni di spesa sono eseguite al fine di giudicare i risultati, gli effetti e le esigenze che queste attività mirano a conseguire e soddisfare.

15. Valutazione dei sistemi di controllo interno

La dirigenza valuta l'efficacia dei sistemi principali di controllo interno dell'Agenzia, compresi i processi svolti da parte di organismi di attuazione, almeno una volta all'anno.

16. Funzione di revisione contabile

Presso l'EU-OSHA la funzione di revisione contabile è svolta dal revisore contabile interno della Commissione europea. Il revisore interno consiglia l'EU-OSHA riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni volte a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.

Per saperne di più, vedi in che modo è governata l'EU-OSHA.