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Normes de contrôle interne

En tant qu’organisme public, l’EU-OSHA s’efforce de parvenir à l’excellence et doit être transparente et responsable.

L’EU-OSHA utilise un système bien établi de normes de contrôle interne conformément aux normes de la Commission. Ces normes fixent des critères clairs pour la gestion de l’Agence et sont évaluées régulièrement. À l’issue de chaque évaluation, l’EU-OSHA élabore un plan d’action et prend des mesures pour combler les lacunes qui ont été identifiées. 

Les normes de contrôle interne visent à garantir que:

  • les activités opérationnelles sont efficaces et efficientes
  • les exigences juridiques et réglementaires sont respectées
  • les rapports financiers et autres rapports de gestion sont fiables
  • les actifs et les informations sont protégés

Il existe 16 normes, regroupées en six groupes, comme indiqué ci-dessous:

Mission et valeurs

1. Mission

La raison d’être de l’Agence est clairement définie dans une déclaration de mission concise et mise à jour, établie du point de vue des utilisateurs de l’Agence.

2. Valeurs éthiques et organisationnelles

L’encadrement et le personnel connaissent les valeurs éthiques et organisationnelles appropriées, les partagent et les mettent en pratique dans leur comportement et leurs prises de décision.

Ressources humaines

3. Affectation et mobilité du personnel

L’affectation et le recrutement du personnel se fondent sur les objectifs et les priorités de l’Agence. L’encadrement encourage et planifie la mobilité du personnel en vue de trouver le bon équilibre entre continuité et renouvellement.

4. Évaluation et évolution du personnel

Les performances du personnel sont évaluées en fonction d’objectifs annuels individuels répondant aux objectifs généraux de l’Agence. Les mesures adéquates sont prises pour développer les compétences nécessaires à la réalisation des objectifs.

Processus de planification et de gestion des risques

5. Objectifs et indicateurs de performance

Les objectifs de l’Agence sont clairement définis et actualisés en tant que de besoin. Ils sont formulés de manière à permettre le suivi de leur réalisation. Des indicateurs de performance clés sont mis en place pour aider l’encadrement à évaluer et à rendre compte des progrès accomplis par rapport aux objectifs.

6. Processus de gestion des risques

Un processus de gestion des risques conforme aux dispositions et orientations en vigueur est intégré dans la planification annuelle des activités.

Opérations et activités de contrôle

7. Structure opérationnelle

La structure opérationnelle de l’Agence permet une prise de décision efficace grâce à une délégation de pouvoirs adaptée. Les risques associés aux fonctions sensibles de l’Agence sont maîtrisés par des contrôles atténuant ces risques et, en définitive, la mobilité du personnel. Des structures adéquates de gouvernance informatiques sont en place.

8. Processus et procédures

Les processus et procédures appliqués par l’Agence pour la mise en œuvre et le contrôle de ses activités sont efficaces et efficients, font l’objet d’une documentation adéquate et respectent les dispositions applicables. Ils incluent des dispositifs permettant d’assurer la séparation des tâches et de détecter et approuver au préalable les dérogations aux contrôles ou les écarts par rapport aux politiques et procédures.

9. Supervision de la gestion

La supervision de la gestion vise à garantir une mise en œuvre efficace et efficiente des activités, ainsi que de leur conformité avec les dispositions en vigueur.

Continuité des activités

Des mesures adéquates sont en place pour assurer la continuité du service en cas d’interruption du service normal. Des plans de continuité des activités sont en place pour que l’Agence soit en mesure de continuer à fonctionner, dans la mesure du possible, quel que soit le type de perturbation majeure.

11. Gestion des documents

Des procédures et processus appropriés sont en place pour garantir que la gestion documentaire de l’Agence est sûre, efficace (en particulier pour retrouver les informations nécessaires) et conforme à la législation en vigueur.

Information et rapports financiers

12. Information et communication

La communication interne permet à l’encadrement et au personnel de s’acquitter de manière efficace et efficiente de leurs responsabilités, y compris dans le domaine du contrôle interne. Le cas échéant, l’Agence dispose d’une stratégie de communication externe pour veiller à ce que sa communication avec l’extérieur soit efficace, cohérente et en phase avec les grands messages de l’Agence. Les systèmes informatiques utilisés et/ou gérés par l’Agence (lorsque l’Agence est propriétaire du système) sont dûment protégés contre les menaces pesant sur leur confidentialité et leur intégrité.

13. Comptabilité et rapports financiers

Des procédures et contrôles adéquats sont en place pour garantir que les données comptables et les informations connexes utilisées pour la préparation des comptes annuels et rapports financiers de l’organisation sont exactes, complètes et disponibles en temps opportun.

Évaluation et audit

14. Évaluation des activités

Des évaluations des programmes de dépenses et des activités n’entraînant pas de dépenses sont réalisées dans le but d’apprécier les résultats, les effets et les besoins que ces activités visent à atteindre ou à satisfaire.

15. Évaluation des systèmes de contrôle interne

L’encadrement évalue, au moins une fois par an, l’efficacité des principaux systèmes de contrôle interne de l’Agence, y compris des processus délégués à des organes de mise en œuvre.

16. Fonction d’audit interne

À l’EU-OSHA, la fonction d’audit interne est exercée par l’auditeur interne de la Commission européenne. L’auditeur interne conseille l’EU-OSHA sur la maîtrise des risques en formulant des avis portant sur la qualité des systèmes de gestion et de contrôle et en émettant des recommandations pour améliorer les conditions d’exécution des opérations et promouvoir la bonne gestion financière.

Pour en savoir plus sur la manière dont l’EU-OSHA est gérée.