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Uma ferramenta eletrónica é um software que pode ser executado na Internet, num computador ou num telefone, num tablet ou em qualquer outro dispositivo eletrónico. O «e» — do termo «eletrónica» — distingue estas ferramentas das ferramentas e publicações tradicionais em suporte de papel.

As ferramentas eletrónicas são «interativas». Requerem a introdução informações por parte do utilizador, sob a forma de conhecimento (por exemplo, através do preenchimento de uma caixa de seleção ou de um campo de dados) ou de medição no ambiente (por exemplo, a medição por um smartphone dos níveis de ruído ou de intensidade da luz). Com base nessas informações introduzidas, a ferramenta produz informações adaptadas às necessidades do utilizador (por exemplo, guiando-o através de um processo de tomada de decisões). Nesse sentido, uma «ferramenta eletrónica» é diferente de um instrumento estático ou passivo, como uma ficha informativa, uma lista de verificação ou um guia eletrónico convencionais.

As ferramentas eletrónicas em matéria de SST devem fornecer apoio e/ou recursos a organizações (sobretudo às PME, pois frequentemente são estas empresas que mais necessitam daquelas ferramentas) com o objetivo de as ajudar a gerir os riscos no trabalho. No entanto, as ferramentas eletrónicas podem ser concebidas para uma vasta gama de utilizações, desde as muito gerais e aplicáveis a uma público diversificado até às muito mais específicas e personalizadas. Por exemplo:

• para ajudar a aplicar a legislação em matéria de SST (principal agente de SST com vista a cumprir as suas obrigações legais);
• para ajudar a promover uma cultura de prevenção (para uma maior sensibilização, para efeitos de informação);
• para fins de formação (por exemplo, aprendizagem eletrónica (e-learning).

Para organizações ou utilizadores individuais, as ferramentas eletrónicas em matéria de SST:

• capacitam as PME, permitindo-lhes gerir a prevenção de riscos de SST a nível interno;
• facilitam a atividade das empresas (os dados em formato eletrónico são mais fáceis de transmitir e analisar do que os dados em formato de papel);
• ajudam a identificar perigos e riscos no local de trabalho;
• facilitam o processo de avaliação de riscos;
• ilustram eventuais soluções para problemas relacionados com a SST;
• apoiam a implementação de medidas preventivas no local de trabalho;
• são fáceis de utilizar, interativas e de fácil acesso.

Ao contrário das ferramentas em suporte de papel, é possível monitorizar a utilização de uma ferramenta eletrónica. O utilizador pode também receber informações de retorno sobre a eficácia e a funcionalidade de uma ferramenta eletrónica. Além disso, os resultados proporcionados pelas ferramentas eletrónicas (por exemplo, dados estatísticos) podem ser utilizados como indicadores de projeto e fornecer dados de caráter não nominativo com vista a monitorizar o desempenho das políticas em matéria de SST.

Para os intermediários e os responsáveis políticos, as ferramentas eletrónicas podem funcionar como instrumentos de sensibilização (por exemplo, quando usadas no contexto de uma campanha) e podem mobilizar intervenientes (por exemplo, parceiros sociais, serviços de inspeção, etc.).

Por último, as ferramentas eletrónicas podem ser atraentes para os jovens (trabalhadores, estudantes) e, graças à divulgação em linha, podem alcançar audiências muito diversificadas.

O desenvolvimento de uma ferramenta eletrónica envolve uma grande variedade de fatores que devem ser tidos em consideração:

• Que tipo de tecnologia é necessário? A hospedagem, os dispositivos múltiplos e os sistemas operativos, por exemplo, são todos fatores que têm de ser considerados.
• Quais são os custos associados ao desenvolvimento e manutenção destas ferramentas? Os custos do desenvolvimento de ferramentas eletrónicas são geralmente baixos quando comparados com o de ferramentas em suporte de papel (ou seja, não existem custos relacionados com a impressão, distribuição e armazenamento). No entanto, quando a ferramenta é concebida, vão surgindo novas funcionalidades (por exemplo, maior interatividade), cujo desenvolvimento implicará um aumento dos custos e do tempo dedicado à conceção. Há também custos associados à manutenção e atualização da ferramenta eletrónica.
• A ferramenta deverá ser uma aplicação baseada na Internet ou uma aplicação móvel? Algumas ferramentas eletrónicas podem funcionar autonomamente quando ligadas a um telefone e não requerem uma ligação à Internet, ao passo que outras podem assumir a forma de um sítio Web adaptável que requer uma ligação à Internet. É mais fácil avaliar o desempenho de sítios Web adaptáveis do que o de aplicações móveis, mas o utilizador pode nem sempre dispor de uma ligação à Internet. Na tomada de decisão sobre qual destas abordagens será adotada, o utilizador deve ser a principal consideração.
• Quem detém os direitos de propriedade? É frequente surgirem incertezas e dificuldades nesta área.
• As questões relacionadas com os direitos de autor (por exemplo, software, conteúdos, fotografias) foram todas sanadas? Os direitos de autor sobre publicações em suporte de papel não são os mesmos que os direitos de autor no caso das ferramentas eletrónicas, sendo muitas vezes necessário consultar juristas para ajudar a esclarecer as questões inerentes.

Embora a manutenção e a atualização das ferramentas eletrónicas possam ser dispendiosas, a partilha de conhecimentos e de abordagens comuns pode contribuir para minimizar os custos.

A EU-OSHA considera que as ferramentas eletrónicas em matéria de SST desempenham um papel fundamental para ajudar a tornar os nossos locais de trabalho mais seguros e saudáveis. Assim, a EU-OSHA está empenhada em estimular o desenvolvimento de novas ferramentas eletrónicas em matéria de SST e em apoiar, promover e divulgar as ferramentas eletrónicas já existentes. A EU-OSHA concentra-se no desenvolvimento das ferramentas eletrónicas em matéria de SST «sem fins lucrativos» ou «não comerciais», ou ainda gratuitas para o utilizador final.

O envolvimento da EU-OSHA no desenvolvimento de ferramentas eletrónicas em matéria de SST consiste em:

• reunir as partes interessadas (criadores, patrocinadores, peritos, utilizadores) a fim de discutir necessidades e desafios;
• partilhar informações e conhecimentos sobre a forma de desenvolver ferramentas eletrónicas;
• partilhar boas práticas na área do desenvolvimento de ferramentas eletrónicas;
• identificar desafios no âmbito do desenvolvimento de ferramentas eletrónicas;
• apoiar reuniões anuais;
• divulgar informações sobre a forma de tornar as ferramentas transferíveis.

A EU-OSHA apoia as ferramentas existentes:

• promovendo ferramentas eletrónicas através de artigos na OSHwiki;
• encorajando a partilha, a adoção e a adaptação de ferramentas existentes por parte de outras instituições, organizações e Estados-Membros;
• agindo como uma plataforma de promoção cruzada (isto é, as ferramentas são incluídas/promovidas noutros projetos ou campanhas).