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Datenschutzerklärung zum Schutz personenbezogener Daten im Rahmen der Auswahl und Einstellung von Bediensteten auf Zeit, Vertragsbediensteten, abgeordneten nationalen Sachverständigen und Praktikanten

Informationen übermittelt auf der Grundlage der Artikel 11 und 12 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr.

Identität des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Leiter Ressourcen und Servicecenter

Zweck der Verarbeitung

• Organisation von Auswahlverfahren zur Einstellung unterschiedlicher Laufbahngruppen von Bediensteten, einschließlich Praktikanten;
• Verwaltung von Bewerbungen in den unterschiedlichen Phasen dieser Auswahlverfahren; Verwaltung und Prüfung einer möglichen Verwendung von Reservelisten.

Arten verarbeiteter Daten

Den Bewerbern steht es frei, ihre Daten auf freiwilliger Basis zu übermitteln. Erfolgt keine Antwort werden die Bewerber allerdings automatisch von einer Einstellung ausgeschlossen.

• Personenbezogenen Daten, die einer Identifizierung des Bewerbers dienen, d. h. Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht;
• Informationen, die der Bewerber zur Verfügung stellt, damit eine Vorauswahl erfolgen kann, d. h. Angaben zur Anschrift: Straße, PLZ, Stadt, Land, Telefon, Fax, E-Mail;

• Informationen, die der Bewerber übermittelt, damit geprüft werden kann, ob er/sie die in der Stellenausschreibung genannten Zulassungs- und Auswahlkriterien erfüllt, d. h. Nationalität, Sprachen, Ausbildung, berufliche Laufbahn, Zivil-/Militärdienst;

• Gegebenenfalls die Ergebnisse, die der Bewerber bei Vorauswahltests oder schriftlichen/mündlichen Prüfungen erzielt hat.

Rechtsgrundlage

• Verordnung (EG) Nr. 2062/94 vom 18. Juli 1994 zur Errichtung einer Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz;
• Statut der Beamten und Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Gemeinschaften, insbesondere Artikel 27-34 und Artikel 12-15 und 82-84 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Gemeinschaften;

• Beschluss des Direktor vom 21. Juli 2011 mit Regelungen für abgeordnete nationale Sachverständige bei der EU-OSHA und sich zu Zwecken der beruflichen Weiterbildung bei der EU-OSHA aufhaltende nationale Sachverständige;

• Beschluss des Direktor der EU-OSHA vom 29. September 2010 zu Praktika.

Empfänger der verarbeiteten Daten

• Referat Humanressourcen (mit der Einstellung betrautes Personal);
• Mitglieder des Auswahlkomitees (interne und externe Mitglieder);

• Anstellungsbehörde (Direktor);

• Für Praktikanten: Referatsleiter, die einen Praktikanten auswählen oder andere Bedienstete, die mit dem Praktikanten zusammenarbeiten würden;

• Gegebenenfalls erhält der Interne Auditdienst, der Europäische Rechnungshof, der Europäische Bürgerbeauftragte, das Gericht für den öffentlichen Dienst und der Europäische Datenschutzbeauftragte Zugriff.

• Wenn der Name eines Bewerbers auf eine Reserveliste gesetzt wird und ähnliche Stellen in einem anderen Referat frei werden, kann der Leiter des betreffenden Referats auf den Lebenslauf und die Bewertungsergebnisse des Bewerbers zugreifen.

 

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

• Die Verarbeitung ist erforderlich für die Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen, und zwar auf der Grundlage der Verträge zur Gründung der Europäischen Gemeinschaften (Einstellung von Personal) und insbesondere Verordnung (EG) Nr. 2062/94 sowie Artikel 5 Buchstabe d der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr.

Die Rechte der betroffenen Person

• Bewerbungen auf Stellen als Bedienstete auf Zeit, Vertragsbedienstete oder Praktikanten müssen jeweils per E-Mail übermittelt werden: recruitment at osha.europa.eu bzw. trainee at osha.europa.eu. Bewerber haben jederzeit das Recht auf Zugang und Aktualisierung oder Korrektur Ihrer Identifikationsdaten. Sie können Ihr Recht ausüben, indem Sie eine Anfrage per E-mail an info-recruitment at osha.europa.eu stellen. Nach dem Annahmeschluss des jeweiligen Auswahlverfahrens können Daten, die die Einhaltung der Zulassungs- und Auswahlkriterien belegen, nicht mehr aktualisiert oder korrigiert werden.
• Bewerber können ihre Bewertungsergebnisse einsehen. Davon ausgenommen sind vergleichende Ergebnisse mit anderen Bewerbern bzw. die Auffassungen der einzelnen Mitglieder des Auswahlkomitees.

Informationen zum Aufbewahrungszeitraum der personenbezogenen Daten

Bedienstete auf Zeit, Vertragsbedienstete und abgeordnete nationale Sachverständige:

  • Bei eingestellten Bewerbern werden die Daten in Einklang mit Artikel 26 des Statuts bis zu 8 Jahre nach dem Erlöschen ihrer Rechte in der Personalakte des/der Bediensteten aufbewahrt. Auszüge aus dem Strafregister (polizeiliches Führungszeugnis) werden den erfolgreichen Bewerbern nach sorgfältiger Prüfung durch einen Mitarbeiter der Personalabteilung zurückgegeben [1].
  • Bei nicht eingestellten Bewerbern werden die Daten 2 Jahre nach dem Tag des Abschlusses des Auswahlverfahrens vernichtet, sofern sie nicht für die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans oder für Kontroll- und Prüfungszwecke erforderlich sind.
  • Bei nicht eingestellten Bewerbern, deren Namen auf einer Reserveliste stehen, werden die Daten nach Ablauf der Reserveliste vernichtet (spätestens nach 2 Jahren).

Praktikanten:

  • Bei eingestellten Praktikanten werden die Daten gemäß der Finanzregelung 5 Jahre lang nach Entlastung des Haushalts für Praktikantenstellen aufbewahrt. Grundlegende Daten (Dauer des Praktikums, Abteilung, der der Praktikant zugewiesen war, Name des Vorgesetzten und Art der ausgeübten Tätigkeit) werden bis zu 50 Jahre lang aufbewahrt, damit jederzeit eine Kopie der Praktikumsbescheinigung ausgestellt werden kann. Auszüge aus dem Strafregister (polizeiliches Führungszeugnis) werden den erfolgreichen Bewerbern nach sorgfältiger Prüfung durch einen Mitarbeiter der Personalabteilung zurückgegeben.
  • Bei ausgewählten, jedoch nicht eingestellten Praktikanten werden die Daten nach Ablauf der Reserveliste vernichtet (spätestens nach 2 Jahren). 

Informationsanfrage

Bei weiteren Fragen zur Handhabung der Personalakten können sich die Bewerber an den Datenschutzbeauftragten der EU-OSHA wenden: dpo at osha.europa.eu.

Beschwerden

Bewerber können jederzeit beim Europäischen Datenschutzbeauftragten Beschwerde einlegen. http://www.edps.europa.eu.

Beginn der Verarbeitung

Datum der Bewerbung.

Ansprechpartner:

Leiter Ressourcen und Servicecenter
Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz

Gran Via, 33

48009 Bilbao (Spanien)

[1] Ein Mitarbeiter der Personalabteilung füllt ein Formular aus, in dem er bestätigt, von der betreffenden Person ein gültiges polizeiliches Führungszeugnis jüngeren Datums im Original erhalten zu haben; das Original-Dokument ist der betreffenden Person zurückzugeben und das Formular als Nachweis in die Personalakte des Betreffenden zur Verwaltungszwecken aufzunehmen.