Inddragelse af medarbejdere i arbejdsmiljøarbejdet

For arbejdsgiverne handler det om at få hjælp til at identificere reelle problemer og finde rigtige løsninger samt at have motiverede medarbejdere. For medarbejderne handler det om at beskytte sig selv mod arbejdsrelaterede skader.

I henhold til lovgivningen skal medarbejdere informeres om, uddannes i og høres om arbejdsmiljø. Fuld inddragelse omfatter mere end blot høring – medarbejderne og deres repræsentanter er også med i beslutningstagningen. Inddragelse af medarbejdere i arbejdsmiljøarbejdet er en enkel tovejsproces, hvor arbejdsgivere og medarbejdere/medarbejderrepræsentanter: 

Fordele ved medarbejderinddragelse

Høring af medarbejdere er forankret i arbejdsmiljølovgivningen på grund af høringens betydning for forebyggelse af risici og udvikling af effektive løsninger. Arbejdspladser, hvor medarbejderne bidrager aktivt til arbejdsmiljøet, har ofte et lavere erhvervsrisikoniveau og en lavere ulykkesfrekvens.

Nogle af hovedårsagerne til, at medarbejdere bør yde aktiv indflydelse på de beslutninger, der træffes af ledelsen, er bl.a.: 

• Inddragelse af medarbejderne bidrager til at udvikle realistiske og effektive måder at beskytte medarbejderne på.
• Ved at medarbejderne bliver inddraget i en problemstilling allerede i planlægningsfasen er der større sandsynlighed for, at de identificerer problemer og årsagerne til dem, hjælper med at finde praktiske løsninger samt efterlever slutresultatet.
• Hvis medarbejderne får mulighed for at deltage i udformningen af sikre arbejdssystemer, kan de bistå med, foreslå eller anmode om forbedringer – hvorved der rettidigt og omkostningseffektivt kan træffes foranstaltninger med henblik på at forebygge arbejdsulykker og dårligt helbred.
• Når medarbejdere inddrages på et tidligt tidspunkt, vil de føle ejerskab for løsningen.
• Kommunikationen og motivationen i almindelighed forbedres.

Arbejdsgivernes rolle

Arbejdsgiverne har det overordnede ansvar for at skabe en arbejdsplads, hvor arbejdsmiljørisici håndteres korrekt, og de skal sørge for information til og uddannelse af medarbejderne samt høre disse og deres repræsentanter som en del af processen.

For at kunne gennemføre effektive høringer skal arbejdsgiverne indføre ordninger, der giver medarbejderne og deres repræsentanter mulighed for og tilskynder dem til at deltage i arbejdsmiljørelaterede beslutninger. De skal fremme en kultur, hvor arbejdsmiljø er en integreret del af alles roller.

Der skal gennemføres høringer uanset virksomhedens størrelse.

Principperne er de samme – at opfordre til åben dialog, lytte til hvad der bliver sagt, lære af det og handle ud fra det – men formen vil variere.

Det er meget vigtigt, at alle medarbejdere har adgang til de ordninger, der giver dem mulighed for at blive inddraget fuldt ud. Der kan være medarbejdere, som har særlig svært ved at deltage i de almindelige ordninger, f.eks. skifteholdsmedarbejdere, personer, der arbejder alene, rengøringspersonale, entreprenører, praktikanter og vikarer. Der skal også tages hensyn til medarbejdere, som ikke taler sproget, eller som har svært ved at læse og skrive.

Arbejdsgiverne skal:

Den nationale lovgivning indeholder krav om høring, udnævnelse af medarbejderrepræsentanter og nedsættelse af sikkerhedsudvalg.

Yderligere oplysninger: Inddragelse af medarbejdere i arbejdsmiljøarbejdet: en praktisk vejledning.

Medarbejderrepræsentanternes og sikkerhedsudvalgenes rolle

Anvendelse af medarbejderrepræsentanter kombineret med direkte medarbejderinddragelse er en effektiv metode til at indhente synspunkter og inddrage medarbejderne i arbejdsmiljøspørgsmål.

Medarbejderrepræsentantens rolle er at sikre, at medarbejderne får mulighed for at give udtryk for deres synspunkter, bekymringer og idéer, når ledelsen skal træffe beslutninger vedrørende forebyggelses- og beskyttelsesforanstaltninger.

Der kan være nedsat et sikkerhedsudvalg, som er fælles for både arbejdsgiver og medarbejdere, og som omfatter medarbejderrepræsentanter. Sikkerhedsudvalg anvendes som diskussionsforum og rådgivningsorgan i forbindelse med de beslutninger, der træffes i virksomheden. Et sikkerhedsudvalg giver medarbejderrepræsentanter, arbejdsmiljørådgivere, ledere og tilsynsførende mulighed for at mødes og identificere arbejdsmiljøproblemer og i fællesskab øve indflydelse på arbejdsmiljøet i virksomheden.

Medarbejderrepræsentanter kan også være tillidsrepræsentanter. Fagforeningerne spiller en værdifuld rolle med hensyn til at støtte og uddanne tillidsrepræsentanter og formidle uafhængige oplysninger om arbejdsmiljø. De samarbejder ofte med arbejdsgiverne om at løse problemer vedrørende arbejdsmiljø.

Medarbejderrepræsentanternes roller og rettigheder samt sikkerhedsudvalgenes funktion er fastlagt i den nationale lovgivning og praksis.

Yderligere oplysninger: Inddragelse af medarbejdere i arbejdsmiljøarbejdet: en praktisk vejledning .

Medarbejdernes rolle

Medarbejdernes pligt til at samarbejde

Arbejdsgiverne har det overordnede ansvar for at beskytte deres medarbejdere ved at træffe beskyttelsesforanstaltninger, herunder sørge for sikre arbejdsmetoder, sikkert udstyr, passende personlige værnemidler samt information, vejledning og kurser til medarbejderne.

Men loven kræver også, at medarbejderne spille deres rolle og hjælper arbejdsgiveren med at beskytte dem ved at:

Hvorfor medarbejderinddragelse?

Der er gode grunde til, at det i lovgivningen forventes, at medarbejdere bidrager til at højne arbejdsmiljøstandarderne for både dem selv og deres kolleger:

Arbejdsgiverne skal først og fremmest fremme en sikkerhedskultur, der understøtter medarbejderinddragelse. Men denne inddragelse skal ikke være begrænset til passivt samarbejde og overholdelse af sikkerhedsregler. Hvis medarbejderne skal opnå et så effektivt arbejdsmiljø som muligt, skal de udnytte de ordninger for medarbejderinddragelse, der findes på deres arbejdsplads.

Yderligere oplysninger: Inddragelse af medarbejdere i arbejdsmiljøarbejdet: en praktisk vejledning.

Lovgivning

EU-lovgivningen indeholder bestemmelser om inddragelse af medarbejdere i arbejdsmiljøarbejdet og fastlægger minimumskrav for information til og høring af medarbejdere (især EU's rammedirektiv 89/391 om arbejdsmiljø).

National lovgivning og praksis indeholder konkrete krav, især med hensyn til udnævnelsen af medarbejderrepræsentanter og anvendelse af fælles sikkerhedsudvalg på arbejdspladsen.

• Krav til høring af medarbejdere

• Medarbejderes/medarbejderrepræsentanters rettigheder

• Høring på byggepladser

Krav til høring af medarbejdere

• Arbejdsgivere skal høre medarbejderne og/eller deres repræsentanter og give dem mulighed for at deltage i drøftelser af arbejdsmiljørelaterede spørgsmål og komme med forslag samt sikre, at alle deltager på lige fod.
• De spørgsmål, der skal drøftes i høringsprocessen, på forhånd og i god tid, er:

Medarbejderes/medarbejderrepræsentanters rettigheder

• Medarbejdere/medarbejderrepræsentanter har ret til at anmode arbejdsgiveren om at træffe nødvendige foranstaltninger og til at komme med forslag.
• Arbejdsgivere bør give medarbejderrepræsentanter med ansvar for arbejdsmiljø tilstrækkelig tid med fri fra jobbet uden løntab med henblik på at oparbejde de kompetencer, der er nødvendige for, at de kan varetage deres funktioner.
• Medarbejderrepræsentanterne skal have lejlighed til at fremsætte deres bemærkninger i forbindelse med kontrolbesøg foretaget af den kompetente myndighed (f.eks. arbejdstilsynet).
• Medarbejdere/medarbejderrepræsentanter kan henvende sig til den kompetente myndighed (f.eks. arbejdstilsynet), hvis de føler, at der er problemer med arbejdsmiljøet på deres arbejdsplads.
• Medarbejderrepræsentanter med ansvar for sikkerhed har ret til at deltage i relevante kurser.
• Arbejdsgivere skal give medarbejderrepræsentanter med ansvar for sikkerhed adgang til alle de oplysninger, der er nødvendige for at kunne foretage en korrekt vurdering af risiciene i virksomheden, og til de ulykkesrapporter, der er udarbejdet og indsendt til medlemsstatens kompetente arbejdsmiljømyndighed

Høring på byggepladser

I direktiv 92/57/EØF om sikkerhed og sundhed på byggepladser fastlægges det, at en høring – hver gang det viser sig nødvendigt, og under hensyntagen til risikograden og byggepladsens størrelse – skal sikre hensigtsmæssig koordinering mellem medarbejderen og/eller deres repræsentanter i de virksomheder, der udfører arbejde på arbejdsstedet.

Yderligere oplysninger findes i afsnittet Europæisk lovgivning.

Måder at inddrage medarbejdere på

Den nationale lovgivning varierer med hensyn til, hvordan høringer skal foregå, især med hensyn til medarbejderrepræsentanter, sikkerhedsudvalg og inddragelse i risikovurderinger.

Den bedste løsning er dog ofte at benytte en kombination af ordninger for og metoder til inddragelse, både formelle og uformelle. I den forbindelse er det især vigtigt ikke at betragte direkte medarbejderinddragelse og brug af medarbejderrepræsentanter som alternativer, men som forskellige metoder, der skal kombineres så effektivt som muligt.

Uanset hvilke metoder, der anvendes, indebærer kravene til effektiv inddragelse følgende: at give adgang til alle relevante oplysninger, at afsætte tilstrækkelig tid til høring og diskussion og at have de rette redskaber til at løse konflikter og opnå enighed.

• Risikovurderinger

• Arbejdsgrupper og forsøg

• Kurser
  
  

• Kommunikation og feedback

• Løsning af konflikter

Risikovurderinger

En risikovurdering er en proces, hvor både medarbejdere og deres repræsentanter bør deltage aktivt, idet begge parter skal have mulighed for at fremlægge deres synspunkter om problemer og løsninger.

Risikivurderinger en en vigtig styringsproces, som har til formål at beskytte medarbejderne. Arbejdsgiveren skal identificere farer såsom støj, varme, tunge løft, gentagne bevægelser, kemikalier, maskiner, monotont arbejde og arbejde i højtryksmiljøer og skal derefter vurdere risikoen for, at disse forårsager personskade.

Der skal derefter træffes beskyttelsesforanstaltninger. Det er et lovkrav, at medarbejdere skal høres om risikovurdering og beskyttelsesforanstaltninger. Men jo mere aktivt medarbejderne deltager i disse vurderinger, jo mere efffektive bliver de resulterende kontrolforanstaltninger sandsynligvis. At høre medarbejdernes synspunkter er et vigtigt led i processen.

Arbejdsgrupper og forsøgsordninger

En arbejdsgruppe nedsættes ofte for at hjælpe med at håndtere et konkret problem, og medarbejdere og medarbejderrepræsentanter bør inviteres til at deltage.  I forbindelse med planlægning af foranstaltninger til håndtering af konkrete farer kan det at inddrage de personer, som arbejder med de pågældende opgaver, være med til at sikre, at løsningen tager højde for deres erfaringer. Derudover er medarbejdere mere tilbøjelige til at overholde foranstaltninger, som de selv har været med til at udvikle. Det er en god idé at iværksætte pilotløsninger, således at medarbejderne kan teste mulige kontrolforanstaltninger og ændre dem på baggrund af deres erfaringer. Evaluering af kontrolforanstaltninger efter implementering bør også omfatte feedback fra medarbejderne.

Kurser

I forbindelse med kurser kan deltagelse fremmes ved at få medarbejderne til at drøfte relevante spørgsmål og komme med deres synspunkter. I nogle virksomheder får man kursisterne til aktivt at identificere og undersøge reelle problemer på arbejdspladsen, og resultaterne heraf medtages i virksomhedens risikovurderingsproces. Medarbejderne kan også tage spørgsmål op som vedrører sikkerheden i forbindelse med uddannelse på arbejdspladsen. I den forbindelse spiller vejledere og tilsynsførende en vigtig rolle. Medarbejderne skal endvidere anvende den viden, de har tilegnet sig under uddannelsen, i deres arbejdsopgaver.

Kommunikation og feedback

Medarbejderne skal informeres rettidigt og på passende vis om alle relevante spørgsmål vedrørende arbejdsmiljø. De fleste virksomheder benytter sig af forskellige kommunikationskanaler, både formelle og uformelle. Der skal være fastlagt rapporteringsprocedurer, således at medarbejderne ikke alene indberetter skader, nærvedhændelser osv., men også kommer med idéer og feedback til arbejdsgiverens forslag til forbedring af arbejdsmiljøet. Omvendt skal medarbejderne have feedback på alle de idéer, de kommer med –, også selv om der ikke er nogen løsning på problemet. Det kan være meget frustrerende for medarbejderne at komme med et forslag og så ikke høre mere til det. Mulighederne for direkte dialog og feedback omfatter: diskussioner med deltagelse af ledelse, medarbejdere og deres fagforeninger, sikkerhedssamtaler, orienteringsmøder, afdelings-/teammøder, eller via virksomhedens intranet, forslagsordninger osv., ledelsesmøder og individuelle møder med tilsynsførende og vejledere. Direkte informations- og høringskanaler omfatter undersøgelser, forslagsordninger, nyhedsbreve, intranet osv. Diskussionen bør være bred og bør ikke kun være begrænset til fysiske farer og sikkerhedsregler. Emner såsom arbejdets tilrettelæggelse, ændringer i produktion, teknologier og udstyr eller arbejdsmetoder kan alle have betydning for arbejdsmiljøet.

Løsning af konflikter

Eksempler på inddragelse af medarbejdere

• Forbedring af sikkerheden i farbare indre vandveje

• Inddragelse af medarbejderne i planlægningen af en sikkerhedskampagne for et hospital med fokus på medarbejderinddragelse

• Unge medarbejdere i energisektoren

• Udarbejdelse af en ny symaskinevejledning

• Fælles kurser arrangeret af arbejdsgiver og fagforening

• Virksomhed ignorerede medarbejderes bekymringer over regler for brug af handsker

Forbedring af sikkerheden i farbare indre vandveje

Den belgiske navigationstjeneste "Dienst voor de Scheepvaart" er ansvarlig for vedligeholdelse og udnyttelse af landets nordlige indre vandveje. Tjenestens 500 ansatte var ramt af en høj ulykkesfrekvens. Ved hjælp af en omfattende arbejdsmiljøpolitik lykkedes det virksomheden at reducere denne frekvens med mere end 60 % over en periode på 12 år. Dette omfattede en revision af virksomhedens plan for forebyggelse af ulykker, således at den kom til at inkludere omfattende og systematisk høring af medarbejderne. Det fælles arbejde resulterede i et nyt system til registrering af ulykker med det formål at kunne analysere årsager og tage ved lære af fejl, sikkerhedsforbedringer i udstyr og brugen deraf og foranstaltninger til forbedring af den offentlige sikkerhed.

Inddragelse af medarbejderne i en sikkerhedskampagne på et hospital

På et

Kampagnen blev tilrettelagt af et MED-udvalg bestående af medarbejdere, ledere og repræsentanter fra hospitalets topledelse. Formålet med kampagnen var at inddrage medarbejderne aktivt og omfattede følgende:

• Kick-off-arrangement med en "Hvad ved du?"-konkurrence
• Plakater
• "Giv os dine idéer" – konkurrence med præmier. Fire af idéerne blev brugt som fotoeksempler i kampagnen.
• Tilbud til alle hospitalsafdelinger om at få foretaget en ‘nålestikskontrol’ af sikkerhedsafdelingen
• Udvidet opfølgning på nålestiksskader

Unge medarbejdere i energisektoren

Fremme af et godt arbejdsmiljø er en integreret del af lærlingeuddannelsen hos energivirksomheden E.ON. Lærlingene opfordres til at tage aktiv del i arbejdsmiljøspørgsmål, lige fra de starter i virksomheden. Af foranstaltninger kan nævnes: Kompetente koordinatorer fører tilsyn med lærlingene og lytter aktivt til deres idéer til, hvordan arbejdsmiljøet kan forbedres. De unge medarbejdere tilskyndes til at involvere sig aktivt i undersøgelsen af sikkerhedsprojekter og til at komme med anbefalinger. Elektroniske kommunikationsfora anvendes til at udbrede sikkerhedsinformation og dele nye idéer. Lærlingene gives beføjelser ved at inddrage dem i fora såsom arbejdsgrupper for personlige værnemidler. Dette giver de mere erfarne lærlinge mulighed for at videregive deres viden til yngre kolleger. Repræsentanter fra disse fora deltager i E.ON's nationale konference for arbejdsmiljørepræsentanter. Dette har f.eks. ført til, at medarbejderne har fået nyere og mere moderne sikkerhedssolbriller, efter at det kom frem, at de gamle briller ikke blev brugt, fordi ‘de ikke var smarte’. (Kilde: British Safety Council)

Udarbejdelse af en ny symaskinevejledning

En beklædningsvirksomhed drøftede med medarbejdernes fagforening , hvordan man kunne reducere antallet af skader, hvor syersker syr sig i fingeren.  Der blev nedsat en lille gruppe på det sted, hvor der var flest skader. Gruppen omfattede to syersker, som blev bedt om at udvikle en afskærmning, som alle kunne bruge.  Da afskærmningerne blev sat op, betød det, at denne type skader forsvandt. Efter to år faldt udbetalingen af skadeserstatninger fra 195 000 EUR til 95 000 EUR, og virksomhedens forsikringspræmier blev reduceret med 50 %. Endvidere lykkedes det ved hjælp af lobbyarbejde på europæisk plan at ændre CEN-standarden for industrisymaskiner, således at den nu omfatter denne afskærmning.

Fælles kurser arrangeret af arbejdsgiver og fagforening

Et todages risikovurderingskursus blev aftalt mellem fagforeningerne og ledelsen i et større gasdistributionsselskab. En af fagforeningerne stillede kursusledere til rådighed, og det fælles kursus blev afholdt i løbet af et år for regionschefer, tilsynsførende og tillidsrepræsentanter. I løbet af det første år, efter at kurset var iværksat, faldt antallet af ulykker med 50 % inden for en række områder. Efter fire år var antallet af skader med mistet arbejdstid til følge i hele selskabet blevet reduceret med 80 %. (Kilde: www.workerinvolvement.co.uk, Zero harm – worker involvement)

Virksomhed ignorerede medarbejderes bekymringer over regler for brug af handsker

En verdensomspændende kemikalievirksomhed indførte på en af sine fabrikker en regel om, at medarbejderne skulle bære handsker ved håndtering af metalforarbejdningsmaskiner, til trods for at flere medarbejdere havde forsøgt at forklare, at der var risiko for, at handskerne satte sig fast i maskinerne. Medarbejdere, der ikke overholdt denne regel, fik en påtale. Efterfølgende pådrog en vedligeholdelsesmedarbejder sig en alvorlig skade på højre hånd, da hans handske blev trukket ind i maskinen. Omkostningerne for medarbejderen var, at han mistede ringfingeren og beskadigede langfingeren og lillefingeren. Omkostningerne for virksomheden var et sagsanlæg og en bøde for overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen.